Forms are part of life in Germany, from residence permits to child benefit. Learn the key words on every form, ask for help politely, and talk about what you had to, could or wanted to do.
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| German | Meaning |
|---|---|
| der Antrag, ¨-e | application |
| einen Antrag stellen | to submit an application |
| beantragen | to apply for |
| das Formular, -e | form |
| ausfüllen | to fill in |
| eintragen (trägt ein) | to enter (information) |
| ankreuzen | to tick (a box) |
| die Unterschrift, -en | signature |
| unterschreiben | to sign |
| der Nachweis, -e | proof |
| die Bescheinigung, -en | certificate, confirmation |
| nachreichen | to hand in later |
| hochladen (lädt hoch) | to upload |
| die Datei, -en | file |
| der Aufenthaltstitel, - | residence permit |
| verlängern | to extend |
| der Familienstand | marital status |
| ledig / verheiratet / geschieden | single / married / divorced |
| die Staatsangehörigkeit, -en | nationality |
| das Geburtsdatum, -daten | date of birth |
| die Anschrift, -en | address |
| der Termin, -e | appointment |
| die Ausländerbehörde, -n | immigration office |
| die Krankenkasse, -n | health insurance fund |
When we talk about the past, modal verbs are almost always used in the Präteritum, not the Perfekt – even in speech. The forms are easy: take the stem, drop the umlaut, and add -te. können → konnte, müssen → musste, dürfen → durfte, wollen → wollte, sollen → sollte. Note that ich and er/sie/es have the same form with no extra ending. The second verb stays at the end as an infinitive: Ich musste lange warten.
| können | müssen | wollen | dürfen | |
|---|---|---|---|---|
| ich | konnte | musste | wollte | durfte |
| du | konntest | musstest | wolltest | durftest |
| er / sie / es | konnte | musste | wollte | durfte |
| wir | konnten | mussten | wollten | durften |
| ihr | konntet | musstet | wolltet | durftet |
| sie / Sie | konnten | mussten | wollten | durften |
Formal emails to offices follow fixed rules. Start with Sehr geehrte Frau Neumann, / Sehr geehrter Herr Neumann, or, if you don't know the name, Sehr geehrte Damen und Herren,. After the comma, the next line starts with a small letter (unless it is a noun). Write Sie, Ihnen, Ihr with capital letters. Useful phrases: Hiermit beantrage ich … · Im Anhang sende ich Ihnen … · Leider konnte ich … nicht … · Ich bitte um eine kurze Bestätigung. End with Mit freundlichen Grüßen – no comma – and your full name. Always add your Aktenzeichen or date of birth in the subject line.
Most German forms ask for the same information. Name or Nachname is your surname, Vorname your first name; if you have only one name, ask the office how to fill it in. Geburtsname is the surname you had at birth. Then come Geburtsdatum and Geburtsort, Staatsangehörigkeit (indisch, pakistanisch, bangladeschisch, nepalesisch), Familienstand and Anschrift. Zutreffendes bitte ankreuzen means 'tick what applies'. Write in capital letters if the form says in Druckbuchstaben.
Tap the words in the right order.
At the immigration office you couldn't hand in one document. Write a formal email (60–80 words): name your appointment, explain why you couldn't bring the document, say what you are sending now, and ask for confirmation.
Betreff: Verlängerung Aufenthaltstitel – Kavya Reddy, geb. 14.02.1994 Sehr geehrter Herr Neumann, am 5. November hatte ich bei Ihnen einen Termin wegen der Verlängerung meines Aufenthaltstitels. Leider konnte ich die Bescheinigung meiner Krankenkasse nicht mitbringen, weil ich sie erst bestellen musste. Im Anhang sende ich Ihnen jetzt den Nachweis. Ich bitte um eine kurze Bestätigung, dass mein Antrag damit vollständig ist. Mit freundlichen Grüßen Kavya Reddy
For the immigration office (Ausländerbehörde) you usually need an appointment, and in many cities appointments are booked out weeks ahead. Start early, well before your permit expires. Many offices now accept online applications or uploads; if that doesn't work, write to them and keep proof that you contacted them in time. Bring the originals and copies of your documents and, if needed, a recent biometric photo.
Fees and required documents depend on your situation and city, so check the office's website or the letter you received. If your permit runs out while your application is still being processed, ask the office what document you will get to show your status. Integration and migration advice centres can help you fill in forms for free, and it is always fine to ask: Können Sie mir bitte helfen? Ich verstehe dieses Feld nicht.
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