Official letters look scary, but most of them follow the same pattern. Learn to find what is missing, by when you must act and which number to quote, and use the time words bis, ab and innerhalb von.
🌐 This page in other languages: বাংলা · हिन्दी · தமிழ் · తెలుగు
| German | Meaning |
|---|---|
| die Behörde, -n | authority, public office |
| das Amt, ¨-er | office, authority |
| das Bürgeramt, ¨-er | citizens' office |
| das Schreiben, - | (formal) letter |
| der Bescheid, -e | official decision, notice |
| die Frist, -en | deadline |
| die Unterlagen (Pl.) | documents |
| das Aktenzeichen, - | file reference number |
| die Akte, -n | file |
| fehlen | to be missing |
| einreichen | to submit, hand in |
| angeben (gibt an) | to state, quote |
| die Anmeldung, -en | registration |
| die Wohnungsgeberbestätigung, -en | landlord's confirmation of residence |
| der Vermieter, - / die Vermieterin, -nen | landlord / landlady |
| erreichbar | reachable |
| die Sprechzeiten (Pl.) | opening hours for the public |
| bis | until, by |
| ab | from (a point in time) |
| innerhalb von (+ Dat.) | within |
| der Widerspruch, ¨-e | objection, appeal |
| die Kopie, -n | copy |
| vollständig | complete |
| Sehr geehrte Damen und Herren | Dear Sir or Madam |
Official letters are full of dates and deadlines. bis means 'until' or 'by' – the last possible day. ab means 'from … on' – the start. innerhalb von + dative means 'within' a period of time. In formal letters you will also see innerhalb + genitive: innerhalb eines Monats. With dates, bis becomes bis zum, and ab can take dem: ab dem 1. Dezember or simply ab 1. Dezember.
| Preposition | Meaning | Example |
|---|---|---|
| bis | until, by | bis Freitag, bis zum 17. November |
| ab | from … on | ab Montag, ab dem 1. Dezember |
| innerhalb von | within | innerhalb von zwei Wochen |
| vom … bis zum | from … to | vom 3. bis zum 17. November |
To say whose something is, add -s to a name and put it before the noun – without an apostrophe, unlike English: Ravis Vermieter, Annas Brief, Meeras Termin, Deutschlands Behörden. If the name already ends in -s, -ß, -x or -z, write only an apostrophe: Klaus' Wohnung, Max' Akte. In everyday speech people often use von + dative instead: der Vermieter von Ravi, die Wohnung von Klaus. Both are correct; the -s form is shorter and common in writing.
Most official letters have the same parts. At the top you find the office, the date and the Aktenzeichen (sometimes Geschäftszeichen or Ihr Zeichen). Then comes the subject (Betreff), the main text and what you must do: Bitte reichen Sie … ein (please submit), Bitte teilen Sie uns mit (please tell us). At the end of a Bescheid there is often a Rechtsbehelfsbelehrung, which explains how and by when you can object. Look for these key words first: bis, Frist, fehlt, Unterlagen.
Tap the words in the right order.
The Bürgeramt asked you for a missing document. Write a short email (60–80 words): mention their letter and the file number, say what you are sending, explain any delay, and ask them to confirm.
Sehr geehrte Damen und Herren, in Ihrem Schreiben vom 3. November bitten Sie um die Wohnungsgeberbestätigung für Ravi Nair. Aktenzeichen: 45-2026-1187. Im Anhang finden Sie das Dokument. Ravis Vermieter war bis gestern im Urlaub, deshalb schicke ich es erst heute. Die Frist endet am 17. November, ich hoffe also, das ist in Ordnung. Können Sie mir bitte kurz bestätigen, dass die Unterlagen jetzt vollständig sind? Mit freundlichen Grüßen Meera Nair
In Germany a lot of important information still comes by post, so open your letters quickly and never ignore them. The deadline is written in the letter itself – read it carefully and note it in your calendar. Deadlines differ from letter to letter, so always check what your own letter says rather than relying on what friends tell you.
If you cannot meet a deadline, contact the office before it ends and ask politely for more time (Fristverlängerung); do this in writing if you can. Always quote the Aktenzeichen, keep copies of everything you send, and for important documents consider registered post. If you don't understand a letter, free migration advice services (Migrationsberatung), many community groups and the office itself can help you.
Related: German letter explainer · German bureaucracy flowchart · German A2 lessons
