German A2 Lesson 16: Writing Emails at Work

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In this lesson you learn to:

structure a formal or semi-formal work email
reschedule or cancel a meeting politely
use würde, könnte, hätte gern and wäre for polite requests
mention attachments, deadlines and ask for feedback

Dialogue: Rescheduling a meeting by email

NehaTobias, hast du kurz Zeit? Ich muss Herrn Krause eine E-Mail schreiben.Tobias, have you got a moment? I have to write an email to Mr Krause.

TobiasKlar. Worum geht es?Sure. What's it about?

NehaWir haben am Donnerstag um zehn eine Besprechung, aber an dem Tag habe ich eine Schulung.We have a meeting on Thursday at ten, but I have a training session that day.

TobiasDann schlag ihm einen neuen Termin vor. Wie fängst du an?Then suggest a new date to him. How are you going to start?

Neha„Hallo Herr Krause“? Oder „Sehr geehrter Herr Krause“?'Hallo Herr Krause'? Or 'Sehr geehrter Herr Krause'?

TobiasIhr kennt euch schon, also passt „Hallo Herr Krause“ oder „Lieber Herr Krause“. „Sehr geehrter“ ist sehr formell.You already know each other, so 'Hallo Herr Krause' or 'Lieber Herr Krause' is fine. 'Sehr geehrter' is very formal.

NehaOkay. Dann schreibe ich: „Leider kann ich am Donnerstag nicht an der Besprechung teilnehmen.“Okay. Then I'll write: 'Unfortunately I can't attend the meeting on Thursday.'

TobiasGut. Und dann eine höfliche Bitte, zum Beispiel: „Könnten wir den Termin auf Freitag verschieben?“Good. And then a polite request, for example: 'Could we move the meeting to Friday?'

NehaOder: „Würde Ihnen Freitag um 14 Uhr passen?“ Ist das auch richtig?Or: 'Would Friday at 2 pm suit you?' Is that also correct?

TobiasJa, perfekt. Ist die Präsentation schon fertig?Yes, perfect. Is the presentation finished yet?

NehaJa, ich schicke sie im Anhang mit. Ich hätte gern bis Mittwoch eine Rückmeldung von ihm.Yes, I'll send it as an attachment. I'd like some feedback from him by Wednesday.

TobiasDann schreib: „Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung bis Mittwoch.“Then write: 'I look forward to your feedback by Wednesday.'

NehaSuper. Und am Ende „Mit freundlichen Grüßen“?Great. And at the end 'Mit freundlichen Grüßen'?

TobiasGenau, oder etwas lockerer: „Viele Grüße“. Fertig!Exactly, or a bit more relaxed: 'Viele Grüße'. Done!

Words and phrases

German	Meaning
die E-Mail, -s	email
der Betreff, -e	subject line
die Anrede, -n	form of address, greeting
der Gruß, Grüße	greeting, regards
der Anhang, Anhänge	attachment
im Anhang	attached
die Besprechung, -en	meeting
das Meeting, -s	meeting
der Termin, -e	appointment, date
die Frist, -en	deadline
die Rückmeldung, -en	feedback, reply
die Schulung, -en	training session
verschieben (hat verschoben)	to postpone, to move
absagen	to cancel
teilnehmen an + Dat. (nimmt teil, hat teilgenommen)	to take part in, to attend
vorschlagen (schlägt vor, hat vorgeschlagen)	to suggest
bestätigen	to confirm
weiterleiten	to forward
in Kopie (CC)	copied in
die Abwesenheitsnotiz, -en	out-of-office message
höflich	polite
dankbar	grateful
leider	unfortunately
Mit freundlichen Grüßen	Kind regards (formal)

Grammar

Polite Konjunktiv II: würde, könnte, hätte, wäre

In work emails, Germans soften requests and suggestions with the Konjunktiv II. At A2 you only need four forms. würde + infinitive works with almost any verb; könnte, hätte and wäre are the polite forms of können, haben and sein.

	werden → würde	können → könnte	haben → hätte	sein → wäre
ich	würde	könnte	hätte	wäre
du	würdest	könntest	hättest	wärst
er / sie / es	würde	könnte	hätte	wäre
wir / sie / Sie	würden	könnten	hätten	wären
ihr	würdet	könntet	hättet	wärt

Examples: Könnten Sie mir die Datei schicken? Würde Ihnen Freitag passen? Ich hätte gern eine kurze Rückmeldung. Wäre Montag um 10 Uhr möglich? Ich würde gern einen neuen Termin vorschlagen.

How a German work email is built

A German email has a clear structure: Betreff (short and specific: Besprechung am Donnerstag – neuer Termin), Anrede, the text, and a Gruß. After the greeting there is a comma, and the first word of the text starts with a small letter (unless it is a noun or Sie).

	Greeting	Closing
formal, name unknown	Sehr geehrte Damen und Herren,	Mit freundlichen Grüßen
formal	Sehr geehrte Frau Lange, / Sehr geehrter Herr Krause,	Mit freundlichen Grüßen
semi-formal	Liebe Frau Lange, / Hallo Herr Krause,	Viele Grüße / Beste Grüße
colleagues with du	Hallo Tobias, / Hi Tobias,	Viele Grüße / LG

Useful sentences: Leider kann ich am … nicht teilnehmen. Im Anhang finden Sie … Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung. Vielen Dank im Voraus.

Practice

Fill in the gaps

Sie mir bitte die Datei schicken? (could)

Ich gern einen Termin am Freitag. (haben, polite)

Ihnen Montag um 10 Uhr passen? (would)

Leider kann ich nicht an der Besprechung . (take part)

Die Präsentation finden Sie im . (attachment)

Wir müssen das Meeting auf Freitag . (postpone)

Sehr Frau Wagner, (dear – formal)

Ich freue mich auf Ihre . (feedback)

Match the German with the English

der Anhang

der Betreff

verschieben

absagen

die Rückmeldung

Mit freundlichen Grüßen

Put the words in order

Tap the words in the right order.

Writing task

Write an email to your manager, Frau Lange (60–80 words). You cannot attend the meeting on Tuesday at 11. Give a reason, suggest two new times, mention an attachment and ask for a reply. Include a subject line.

Show a model answer

Betreff: Besprechung am Dienstag – neuer Termin Sehr geehrte Frau Lange, leider kann ich am Dienstag um 11 Uhr nicht an der Besprechung teilnehmen, weil ich einen Arzttermin habe. Könnten wir den Termin auf Mittwoch verschieben? Mittwoch um 10 Uhr oder um 14 Uhr würde mir gut passen. Die Zahlen für das Projekt finden Sie schon im Anhang. Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung. Mit freundlichen Grüßen Neha Joshi

Good to know

German work emails are usually short, direct and factual. Get to the point in the first sentence and use a clear subject line. Some phrases from Indian office English do not translate well: instead of Kindly do the needful, write a concrete request (Könnten Sie bitte … ?); instead of I will revert, write Ich melde mich bis Freitag bei Ihnen (I'll get back to you by Friday); PFA becomes Im Anhang finden Sie ….

Stay with Sie and the surname until someone offers du. Many companies expect an answer within one or two working days, even if it is only a short Danke, ich kümmere mich darum (thanks, I'll take care of it). Before a holiday, set up an Abwesenheitsnotiz that says when you are back and who to contact.

Can you do this now?

I can structure a formal and a semi-formal work email. I can cancel or reschedule a meeting politely. I can use würde, könnte, hätte gern and wäre for polite requests. I can mention attachments and ask for feedback.

Lesson 16: E-Mails im Beruf: polite emails at work