Handle complaints, refunds and enquiries in German, whether you work in support or need help as a customer.
Customer service is a huge field in Germany: call centres, online shops, airlines, banks, telecoms and public transport all need staff who can deal with customers in German. And as a customer you also need these words, for example when your new phone is broken, your parcel never arrives or your internet contract is not working.
This list covers the typical steps of a customer contact: the enquiry or complaint, the customer and order number, the search for a solution, and a refund, replacement or repair. It helps you write a clear complaint email, understand the replies and stay calm and polite on a hotline. It explains vocabulary, not your legal rights.
Learn every noun together with its article and plural. Use the flashcards to test yourself: the German word on the front, the meaning on the back.
| Word | Plural | English | Example |
|---|---|---|---|
| der Kundenservice | – | customer service | Ich rufe beim Kundenservice an. |
| der Kundendienst | die Kundendienste | after-sales service | Der Kundendienst kommt am Dienstag zur Reparatur. |
| die Hotline | die Hotlines | hotline | Die Hotline ist rund um die Uhr erreichbar. |
| die Wartezeit | die Wartezeiten | waiting time | Die Wartezeit beträgt etwa zehn Minuten. |
| das Kontaktformular | die Kontaktformulare | contact form | Sie können auch das Kontaktformular benutzen. |
| die Kundennummer | die Kundennummern | customer number | Wie ist Ihre Kundennummer? |
| die Bestellnummer | die Bestellnummern | order number | Die Bestellnummer steht in der E-Mail. |
| die Anfrage | die Anfragen | enquiry | Wir bearbeiten Ihre Anfrage so schnell wie möglich. |
| die Beschwerde | die Beschwerden | complaint | Ich möchte eine Beschwerde einreichen. |
| die Reklamation | die Reklamationen | complaint about a faulty product | Die Reklamation wurde akzeptiert. |
| das Problem | die Probleme | problem | Was genau ist das Problem? |
| der Mangel | die Mängel | defect | Das Gerät hat einen Mangel. |
| die Lösung | die Lösungen | solution | Wir finden sicher eine Lösung. |
| die Bearbeitung | die Bearbeitungen | processing | Die Bearbeitung dauert ein paar Tage. |
| die Rückerstattung | die Rückerstattungen | refund | Die Rückerstattung kommt auf Ihr Konto. |
| der Ersatz | – | replacement | Wir schicken Ihnen kostenlos Ersatz. |
| die Garantie | die Garantien | guarantee | Das Handy hat zwei Jahre Garantie. |
| die Gewährleistung | die Gewährleistungen | statutory warranty | Ist das noch ein Fall für die Gewährleistung? |
| die Entschuldigung | die Entschuldigungen | apology | Bitte nehmen Sie unsere Entschuldigung an. |
| die Zufriedenheit | – | satisfaction | Ihre Zufriedenheit ist uns wichtig. |
| sich beschweren | – | to complain | Ich möchte mich über den Service beschweren. |
| reklamieren | – | to return as faulty | Ich möchte diesen Wasserkocher reklamieren. |
| erstatten | – | to reimburse | Wir erstatten Ihnen den vollen Preis. |
| bearbeiten | – | to process | Ihr Antrag wird gerade bearbeitet. |
| weiterhelfen | – | to help further | Kann ich Ihnen sonst noch weiterhelfen? |
| freundlich | – | friendly | Die Mitarbeiterin war sehr freundlich. |
German has two words for complaint: die Beschwerde is a general complaint about bad service, noise or behaviour; die Reklamation is a complaint about a faulty product. The verbs are sich beschweren and reklamieren.
Learn the difference between die Garantie, a voluntary promise from the manufacturer, and die Gewährleistung, the statutory warranty from the seller. In daily life people mix them up, but in a complaint the right word helps.
Der Mangel (defect) has the plural die Mängel. The phrase Kann ich Ihnen weiterhelfen? (Can I help you further?) is heard on every hotline. Always keep your Kundennummer and Bestellnummer ready before you call.
1. What does „reklamieren“ mean?
2. What does „die Anfrage“ mean?
3. What does „die Zufriedenheit“ mean?
4. What does „der Kundendienst“ mean?
5. What does „die Reklamation“ mean?
6. What does „bearbeiten“ mean?
7. Which article does „Reklamation“ (complaint about a faulty product) take?
8. Which article does „Beschwerde“ (complaint) take?
9. Which article does „Kontaktformular“ (contact form) take?
10. Which article does „Rückerstattung“ (refund) take?
More vocabulary: Phone calls at work, Retail, Business correspondence.
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Original practice questions written by the Desi European Tales editorial team; they are not the official exam questions. Checked 1 November 2026.
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