Answer the phone, put callers through and take messages in German without panic.
Phone calls are hard in a foreign language: you cannot see the other person, the line may be bad and people speak fast. In German companies the phone is still important, especially with customers, suppliers and older colleagues. Calls usually start with your company and your name, then the caller explains the reason for the call.
The words on this page help you answer professionally, ask the caller to spell a name, put a call through to the right colleague, take a message and promise a callback. Learn the fixed phrases by heart: in a stressful moment they come out automatically and give you time to think.
Learn every noun together with its article and plural. Use the flashcards to test yourself: the German word on the front, the meaning on the back.
| Word | Plural | English | Example |
|---|---|---|---|
| der Anruf | die Anrufe | call | Ich warte auf einen wichtigen Anruf. |
| das Telefonat | die Telefonate | phone conversation | Das Telefonat hat eine halbe Stunde gedauert. |
| der Anrufer | die Anrufer | caller | Der Anrufer hat seinen Namen nicht genannt. |
| der Gesprächspartner | die Gesprächspartner | person you are talking to | Notieren Sie den Namen des Gesprächspartners. |
| die Rufnummer | die Rufnummern | phone number | Unter welcher Rufnummer erreiche ich Sie? |
| die Durchwahl | die Durchwahlen | direct extension | Meine Durchwahl ist die 245. |
| die Zentrale | die Zentralen | switchboard | Die Zentrale verbindet Sie weiter. |
| die Leitung | die Leitungen | line | Herr Neumann spricht gerade auf der anderen Leitung. |
| die Verbindung | die Verbindungen | connection | Die Verbindung ist sehr schlecht. |
| die Warteschleife | die Warteschleifen | hold queue | Ich hänge seit zehn Minuten in der Warteschleife. |
| die Mailbox | die Mailboxen | voicemail | Ich habe Ihnen auf die Mailbox gesprochen. |
| die Nachricht | die Nachrichten | message | Kann ich eine Nachricht hinterlassen? |
| der Rückruf | die Rückrufe | callback | Ich bitte um einen kurzen Rückruf. |
| die Telefonkonferenz | die Telefonkonferenzen | conference call | Die Telefonkonferenz beginnt um 14 Uhr. |
| das Headset | die Headsets | headset | Mit dem Headset habe ich die Hände frei. |
| die Erreichbarkeit | – | availability by phone | Meine Erreichbarkeit ist vormittags am besten. |
| anrufen | – | to call | Ich rufe den Kunden gleich an. |
| zurückrufen | – | to call back | Kann ich Sie in zehn Minuten zurückrufen? |
| verbinden | – | to connect | Einen Moment, ich verbinde Sie. |
| durchstellen | – | to put through | Können Sie mich bitte zu Frau Klein durchstellen? |
| ausrichten | – | to pass on (a message) | Ich richte ihm aus, dass Sie angerufen haben. |
| erreichen | – | to reach | Ich kann Herrn Weber nicht erreichen. |
| buchstabieren | – | to spell | Können Sie Ihren Namen bitte buchstabieren? |
| auflegen | – | to hang up | Bitte legen Sie nicht auf. |
| besetzt | – | engaged, busy | Die Leitung ist schon wieder besetzt. |
| Einen Moment, bitte. | – | One moment, please. | Einen Moment, bitte, ich schaue nach. |
Learn the "ruf" family: anrufen (to call), zurückrufen (to call back), der Anruf (call), der Rückruf (callback), der Anrufer (caller). All the nouns are masculine.
Separable verbs are typical on the phone: Ich rufe Sie zurück. Ich stelle Sie durch. Ich richte es aus. The prefix goes to the end of the sentence.
Spelling is a big part of German phone calls. Germans often spell with names: A wie Anton, B wie Berta. The newer official table uses city names (A wie Aachen), but both are understood. Practise so you can spell your own name clearly. If you did not understand, say Könnten Sie das bitte wiederholen? instead of only Wie bitte?
1. What does „zurückrufen“ mean?
2. What does „die Erreichbarkeit“ mean?
3. What does „das Headset“ mean?
4. What does „besetzt“ mean?
5. What does „erreichen“ mean?
6. What does „die Rufnummer“ mean?
7. Which article does „Telefonat“ (phone conversation) take?
8. Which article does „Gesprächspartner“ (person you are talking to) take?
9. Which article does „Verbindung“ (connection) take?
10. Which article does „Anrufer“ (caller) take?
More vocabulary: Telephone phrases, In the office, Customer service.
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Original practice questions written by the Desi European Tales editorial team; they are not the official exam questions. Checked 1 November 2026.
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