Phone calls in a foreign language are a challenge for many people. Learn the phrases you need for business calls, how to deal with a customer complaint, and how to build relative clauses with prepositions such as <i>auf die</i> and <i>mit dem</i>.
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| German | Meaning |
|---|---|
| der Kunde, -n / die Kundin, -nen | customer |
| der Kundenservice (no pl.) | customer service |
| die Bestellung, -en | order |
| die Bestellnummer, -n | order number |
| die Lieferung, -en | delivery |
| liefern | to deliver |
| der Liefertermin, -e | delivery date |
| der Lieferant, -en | supplier |
| die Verspätung, -en | delay |
| die Reklamation, -en | complaint (about a product) |
| die Beschwerde, -n | complaint |
| der Anruf, -e | call |
| der Rückruf, -e | callback, return call |
| zurückrufen (rief zurück) | to call back |
| am Apparat | speaking (on the phone) |
| Auf Wiederhören! | Goodbye! (on the phone) |
| verbinden mit (+ Dat.) | to put through to |
| die Durchwahl, -en | direct extension |
| sich melden bei (+ Dat.) | to get in touch with |
| erreichen | to reach |
| ausrichten | to pass on (a message) |
| die Nachricht, -en | message |
| rechnen mit (+ Dat.) | to count on, to expect |
| der Ärger (no pl.) | annoyance |
| dringend | urgent(ly) |
| die Abteilung, -en | department |
A relative clause gives more information about a noun. It starts with a relative pronoun, has the conjugated verb at the end, and is separated from the main clause by commas: Das ist die Kundin, die gestern angerufen hat. The relative pronoun takes its gender and number from the noun it refers to, but its case from its role inside the relative clause.
| Case | masculine | feminine | neuter | plural |
|---|---|---|---|---|
| Nominative | der | die | das | die |
| Accusative | den | die | das | die |
| Dative | dem | der | dem | denen |
The forms are the same as the definite article, except for the dative plural denen. Examples: der Lieferant, der die Teile liefert (nominative), der Kunde, den ich zurückrufe (accusative), die Kollegin, der ich die Nachricht gebe (dative).
Many verbs are used with a fixed preposition: warten auf + accusative, rechnen mit + dative, sich beschweren über + accusative. When such a verb is in a relative clause, the preposition comes first, directly before the relative pronoun, and the preposition decides the case:
| Verb + preposition | Relative clause |
|---|---|
| warten auf + Akk. | die Bestellung, auf die wir warten |
| rechnen mit + Dat. | der Termin, mit dem wir gerechnet haben |
| zusammenarbeiten mit + Dat. | die Abteilung, mit der ich zusammenarbeite |
| sich beschweren über + Akk. | das Problem, über das sich der Kunde beschwert |
| brauchen für + Akk. | die Mitarbeiter, für die wir die Stühle brauchen |
| einrichten mit + Dat. | die Stühle, mit denen wir das Büro einrichten |
English often puts the preposition at the end (the order we are waiting for). In German this is impossible: the preposition can never stand alone at the end of the clause.
Business calls follow fixed patterns. In Germany people usually answer the phone with their name (and the company name), and callers also say their name first.
| Situation | Phrase |
|---|---|
| Answering | Lindner Büromöbel, Pillai am Apparat. Was kann ich für Sie tun? |
| Introducing yourself | Guten Tag, hier spricht Brandt von der Firma … |
| Reason for calling | Ich rufe wegen meiner Bestellung an. |
| Asking for someone | Könnten Sie mich bitte mit Frau Yilmaz verbinden? |
| Person not available | Sie ist gerade nicht am Platz. Kann ich ihr etwas ausrichten? |
| Promising a callback | Ich kläre das und rufe Sie zurück. / Ich melde mich bis 15 Uhr bei Ihnen. |
| Not understanding | Könnten Sie das bitte wiederholen? / Könnten Sie Ihren Namen bitte buchstabieren? |
| Ending | Vielen Dank für Ihren Anruf. Auf Wiederhören! |
On the phone you say Auf Wiederhören (literally 'until we hear each other again'), not Auf Wiedersehen.
Tap the words in the right order.
You ordered a desk from an online shop, but it has not arrived. Write an email to the shop (80–100 words): say what you ordered and when, say when the delivery was promised, explain why the desk is important for you (use a relative clause with a preposition), and ask when it will arrive and for a callback.
Betreff: Bestellung Nr. 58213 – Lieferung fehlt Sehr geehrte Damen und Herren, am 2. Oktober habe ich bei Ihnen einen Schreibtisch bestellt. Laut Bestätigung sollte die Lieferung spätestens am 15. Oktober kommen. Leider habe ich bis heute nichts bekommen, und auf meine E-Mail vom 20. Oktober habe ich keine Antwort erhalten. Der Schreibtisch ist für mein Arbeitszimmer, in dem ich ab nächster Woche jeden Tag im Homeoffice arbeite. Bitte teilen Sie mir mit, wann ich mit der Lieferung rechnen kann. Ich bitte außerdem um einen kurzen Rückruf. Mit freundlichen Grüßen Deepak Bose
On the phone, Germans usually start with their name: a private person may simply answer Brandt, and companies answer with the company name and the employee's name. When you call, say your name first and then your reason. Spelling names is part of daily life, and many people use a spelling alphabet: the traditional one (A wie Anton, B wie Berta …) or the official version with city names (A wie Aachen, B wie Berlin …). This is very useful for names from India and South Asia that are new to the listener.
If you have a complaint, stay polite and factual, and have your order or customer number ready. Write down the date, the name of the person you spoke to and what was agreed. For important matters, a short email confirming the call is a good idea, because written agreements are taken seriously. And do not worry if you do not understand everything: asking Könnten Sie das bitte langsamer wiederholen? is completely normal and polite.
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