Write and understand formal letters and emails at work, from the subject line to the signature.
German business communication is quite formal, especially in writing. Emails and letters follow a clear structure: Betreff (subject), Anrede (salutation), the main text, a closing greeting and the signature. Customers and suppliers exchange enquiries, offers, orders, order confirmations, invoices and, if a payment is late, reminders.
Many of these words also appear in letters from authorities and companies in your private life, for example from your landlord, your internet provider or the tax office. If you know them, you can understand quickly what a letter wants from you, find the reference number, answer in the right style and forward the message to the right colleague.
Learn every noun together with its article and plural. Use the flashcards to test yourself: the German word on the front, the meaning on the back.
| Word | Plural | English | Example |
|---|---|---|---|
| der Brief | die Briefe | letter | Der Brief ging an die falsche Adresse. |
| das Schreiben | die Schreiben | formal letter | Vielen Dank für Ihr Schreiben vom 12. März. |
| die E-Mail | die E-Mails | Ich habe Ihre E-Mail an den Kollegen weitergeleitet. | |
| der Betreff | die Betreffe | subject line | Bitte nennen Sie die Rechnungsnummer im Betreff. |
| die Anrede | die Anreden | salutation | Die Anrede lautet „Sehr geehrte Frau Schulz“. |
| der Gruß | die Grüße | greeting | Viele Grüße an das ganze Team! |
| die Unterschrift | die Unterschriften | signature | Ohne Unterschrift ist der Vertrag nicht gültig. |
| der Absender | die Absender | sender | Der Absender steht oben links. |
| der Empfänger | die Empfänger | recipient | Bitte prüfen Sie den Empfänger. |
| der Verteiler | die Verteiler | mailing list | Ich nehme Sie in den Verteiler auf. |
| die Anlage | die Anlagen | enclosure | In der Anlage senden wir Ihnen den Vertrag. |
| der Anhang | die Anhänge | attachment | Im Anhang finden Sie das Angebot. |
| die Anfrage | die Anfragen | enquiry | Vielen Dank für Ihre Anfrage. |
| das Angebot | die Angebote | offer, quotation | Gern senden wir Ihnen ein Angebot. |
| die Bestellung | die Bestellungen | order | Ihre Bestellung ist bei uns eingegangen. |
| die Auftragsbestätigung | die Auftragsbestätigungen | order confirmation | Die Auftragsbestätigung kommt morgen. |
| die Rechnung | die Rechnungen | invoice | Die Rechnung ist innerhalb von 14 Tagen zu zahlen. |
| die Mahnung | die Mahnungen | payment reminder | Leider haben wir eine Mahnung bekommen. |
| die Beschwerde | die Beschwerden | complaint | Wir nehmen Ihre Beschwerde ernst. |
| das Anliegen | die Anliegen | concern, request | Wie kann ich Ihnen bei Ihrem Anliegen helfen? |
| die Antwort | die Antworten | reply | Ich freue mich auf Ihre Antwort. |
| das Aktenzeichen | die Aktenzeichen | reference number | Bitte geben Sie immer das Aktenzeichen an. |
| die Frist | die Fristen | deadline | Die Frist endet am Freitag. |
| mitteilen | – | to inform | Bitte teilen Sie uns Ihre neue Adresse mit. |
| bestätigen | – | to confirm | Hiermit bestätigen wir den Termin. |
| weiterleiten | – | to forward | Ich leite Ihre Nachricht an die Buchhaltung weiter. |
Two words for attachment: die Anlage is the traditional word in letters (In der Anlage finden Sie …), and der Anhang is common for emails (im Anhang). Both are correct in emails.
Das Schreiben is a noun made from the verb schreiben, and it means a formal letter: Ihr Schreiben vom 3. Mai. Nouns made directly from an infinitive are always neuter, and their plural has no ending: die Schreiben.
Do not mix up die Mahnung (payment reminder) and die Erinnerung (a friendly reminder or memory). The standard closing is Mit freundlichen Grüßen; Viele Grüße is fine for colleagues you know. Always quote the Aktenzeichen when you reply to an authority.
1. What does „der Anhang“ mean?
2. What does „der Betreff“ mean?
3. What does „die Auftragsbestätigung“ mean?
4. What does „die Anrede“ mean?
5. What does „die Antwort“ mean?
6. What does „die Beschwerde“ mean?
7. Which article does „Auftragsbestätigung“ (order confirmation) take?
8. Which article does „Anhang“ (attachment) take?
9. Which article does „Mahnung“ (payment reminder) take?
10. Which article does „Antwort“ (reply) take?
More vocabulary: Email phrases, In the office, Phone calls at work.
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Original practice questions written by the Desi European Tales editorial team; they are not the official exam questions. Checked 1 November 2026.
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