Sooner or later every residence permit has to be extended. Learn what happens at the Ausländerbehörde, which documents you usually need, and how the passive helps you understand what the officials are doing.
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| German | Meaning |
|---|---|
| der Aufenthaltstitel, - | residence permit (official term) |
| die Aufenthaltserlaubnis, -se | residence permit |
| die Verlängerung, -en | extension |
| verlängern | to extend |
| der Antrag, Anträge | application |
| einen Antrag stellen | to submit an application |
| das Formular, -e | form |
| ausfüllen | to fill in |
| der Nachweis, -e | proof, evidence |
| die Bescheinigung, -en | certificate, confirmation |
| die Gebühr, -en | fee |
| die Ausländerbehörde, -n | immigration office |
| der Sachbearbeiter, - / die Sachbearbeiterin, -nen | case officer, clerk |
| ablaufen (läuft ab) | to expire |
| gültig | valid |
| der Reisepass, Reisepässe | passport |
| das biometrische Foto, -s | biometric photo |
| der Fingerabdruck, Fingerabdrücke | fingerprint |
| die Gehaltsabrechnung, -en | payslip |
| der Arbeitsvertrag, Arbeitsverträge | employment contract |
| die Krankenversicherung, -en | health insurance |
| prüfen | to check, examine |
| bearbeiten | to process |
| verlangen | to require, demand |
| benachrichtigen | to notify |
| rechtzeitig | in good time |
In offices and official letters you hear the passive all the time, because the action matters more than the person who does it. In the present tense it is formed with werden + the past participle (Partizip II) at the end of the clause: Ihr Pass wird geprüft. (Your passport is being checked.) Die Fingerabdrücke werden genommen. (The fingerprints are taken.) Only werden changes; the participle always stays the same.
| Person | werden | Example |
|---|---|---|
| ich | werde | Ich werde aufgerufen. |
| du | wirst | Du wirst informiert. |
| er/sie/es | wird | Der Antrag wird bearbeitet. |
| wir | werden | Wir werden benachrichtigt. |
| ihr | werdet | Ihr werdet abgeholt. |
| sie/Sie | werden | Die Unterlagen werden eingescannt. |
Be careful: werden + infinitive is the future (Ich werde anrufen – I will call), but werden + participle is the passive (Ich werde angerufen – I am being called).
To change an active sentence into the passive, the accusative object becomes the subject in the nominative: Die Sachbearbeiterin prüft den Antrag. → Der Antrag wird geprüft. The verb agrees with the new subject, so a plural subject needs werden: Die Dokumente werden geprüft.
Usually the person who acts is not mentioned at all, because it is obvious or unimportant. If you want to name them, use von + dative: Der Antrag wird von Frau Hoffmann bearbeitet. In formal texts you also see durch + accusative for an institution or a means: Die Karte wird durch die Post zugestellt. Everything else keeps its normal place: time and place stay in the middle, and the participle goes to the end: Ihr Antrag wird heute im System gespeichert. Verbs without an accusative object can form an impersonal passive, often with es or a time word at the start: Hier wird nicht geraucht.
Many office verbs are separable. Their participle has -ge- in the middle: ausfüllen → ausgefüllt, einscannen → eingescannt, abholen → abgeholt, herstellen → hergestellt. Verbs ending in -ieren and verbs with an inseparable prefix (be-, ver-, er-) have no ge- at all: informieren → informiert, bearbeiten → bearbeitet, verlängern → verlängert, benachrichtigen → benachrichtigt.
In a subordinate clause, werden moves to the very end, after the participle: Sie bekommen eine Bescheinigung, dass Ihr Antrag bearbeitet wird. – Ich weiß nicht, wann die Karte hergestellt wird. This pattern – participle first, then werden – is very common in official letters, so it is worth learning to spot it quickly.
Tap the words in the right order.
Your residence permit expires soon and you cannot find a free appointment online. Write an email to the Ausländerbehörde (80–100 words): say who you are and when your permit expires, ask for an appointment, ask which documents you need to bring, and ask what happens if the appointment is after the expiry date.
Sehr geehrte Damen und Herren, mein Name ist Arjun Mehta, geboren am 12.04.1994. Ich arbeite als Softwareentwickler in Köln. Mein Aufenthaltstitel läuft am 30. Januar ab, und ich möchte ihn verlängern lassen. Leider finde ich online keinen freien Termin. Könnten Sie mir bitte einen Termin für die Verlängerung geben? Außerdem möchte ich fragen, welche Unterlagen ich mitbringen soll. Werden Gehaltsabrechnungen und ein Nachweis über die Krankenversicherung verlangt? Was passiert, wenn mein Termin erst nach dem 30. Januar ist? Vielen Dank im Voraus für Ihre Antwort. Mit freundlichen Grüßen Arjun Mehta
Every city or district has its own Ausländerbehörde; in some places it has a new name, such as Ausländeramt, Einwanderungsbehörde or, in Berlin, Landesamt für Einwanderung. Procedures, waiting times and booking systems differ a lot from place to place, so always read the official website of your office and the letters you receive.
A few tips help almost everywhere. Apply for the extension in good time before your permit expires: check the date on your card and ask your office how early you should apply. Bring originals and copies, keep a folder with your payslips, employment contract, rental contract and insurance certificate, and write down your file number (Aktenzeichen). If you cannot get an appointment before your permit runs out, contact the office in writing and keep a copy – do not simply wait. Officials are usually polite and factual; short, clear German and a well-organised folder make the appointment much easier for both sides.
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