Without a Termin, almost nothing happens at a German office. Learn how to rebook a cancelled appointment by phone, ask which documents must be brought, and understand instructions like muss eingereicht werden.
| German | Meaning |
|---|---|
| der Termin, -e | appointment |
| einen Termin vereinbaren | to arrange an appointment |
| absagen | to cancel |
| stornieren | to cancel (a booking) |
| die Unterlagen (Pl.) | documents, paperwork |
| die Bescheinigung, -en | certificate, written confirmation |
| die Bestätigung, -en | confirmation |
| die Frist, -en | deadline, time limit |
| beglaubigt | certified |
| die Beglaubigung, -en | certification |
| die Übersetzung, -en | translation |
| übersetzen | to translate |
| die Heiratsurkunde, -n | marriage certificate |
| die Geburtsurkunde, -n | birth certificate |
| einreichen | to submit, hand in |
| vorlegen | to present, show (a document) |
| das Original, -e | original |
| die Kopie, -n | copy |
| herunterladen (lädt herunter) | to download |
| die Störung, -en | fault, disruption |
| der Hinweis, -e | note, information |
| persönlich | in person |
| erledigen | to deal with, get done |
| das Bürgeramt, Bürgerämter | citizens' office |
| Auf Wiederhören! | Goodbye! (on the phone) |
Official instructions often say what must, can or should be done. Then the modal verb is conjugated in position 2, and at the end of the clause you find the participle + werden (the passive infinitive): Das Formular muss vorher ausgefüllt werden. – Die Unterlagen können online eingereicht werden.
| Modal verb | Example | Meaning |
|---|---|---|
| müssen | Der Antrag muss unterschrieben werden. | The application must be signed. |
| können | Das Formular kann heruntergeladen werden. | The form can be downloaded. |
| sollen | Die Kopien sollen mitgebracht werden. | The copies are to be brought along. |
| dürfen | Der Pass darf nicht beschädigt werden. | The passport must not be damaged. |
Note the difference: nicht dürfen means 'must not', while nicht müssen means 'don't have to': Die Übersetzung muss nicht beglaubigt werden – it doesn't need to be certified. In a subordinate clause the modal verb goes to the very end: Ich weiß nicht, welche Unterlagen eingereicht werden müssen.
To report what happened, German mostly uses the Präteritum of werden + participle: Mein Termin wurde leider abgesagt. – Einige Termine wurden storniert. This form is very common in letters, emails and the news, and also in speech, because it is shorter than the perfect.
| Person | werden (Präteritum) | Example |
|---|---|---|
| ich | wurde | Ich wurde zurückgerufen. |
| du | wurdest | Du wurdest eingeladen. |
| er/sie/es | wurde | Die Bescheinigung wurde geschickt. |
| wir | wurden | Wir wurden informiert. |
| ihr | wurdet | Ihr wurdet angemeldet. |
| sie/Sie | wurden | Die Unterlagen wurden geprüft. |
You may also meet the perfect passive with sein + participle + worden (not geworden!): Der Antrag ist genehmigt worden. It means the same as Der Antrag wurde genehmigt. At B1 it is enough to recognise it.
Phoning an office is much easier with a few fixed phrases. Start with your name and the reason: Guten Tag, mein Name ist … Ich rufe an, weil … To ask for an appointment: Ich möchte gern einen Termin vereinbaren. or Hätten Sie diese Woche noch einen Termin frei? If you did not understand something: Könnten Sie das bitte wiederholen? or Könnten Sie das bitte buchstabieren? To check details: Habe ich das richtig verstanden: am Donnerstag um 9:30 Uhr?
At the end of a phone call, Germans say Auf Wiederhören instead of Auf Wiedersehen, because you only hear each other. Before you call, have your file number, your date of birth, your calendar and a pen ready – officials often ask for these first.
Tap the words in the right order.
Your appointment at the Bürgeramt was cancelled. Write an email to the Bürgeramt (80–100 words): say which appointment was cancelled and what it was for, ask for a new appointment and suggest times, ask which documents must be brought, and ask whether your marriage certificate must be translated.
Sehr geehrte Damen und Herren, mein Termin am Montag, dem 14. Oktober, um 10 Uhr wurde leider abgesagt. Es ging um die Anmeldung meines Mannes, Karan Nair, der gerade aus Indien gekommen ist. Könnten Sie mir bitte einen neuen Termin geben? Wir können dienstags und donnerstags vormittags kommen. Außerdem habe ich zwei Fragen: Welche Unterlagen müssen mitgebracht werden? Und muss unsere Heiratsurkunde übersetzt werden? Sie wurde in Indien auf Englisch ausgestellt. Vielen Dank im Voraus für Ihre Hilfe. Mit freundlichen Grüßen Priya Nair
In Germany you need an appointment (Termin) for almost every visit to an office. Many Bürgerämter release new online slots at certain times, often early in the morning, so it helps to check the booking page regularly. In many regions the public service number 115 gives general information about offices and their services.
Documents from abroad, such as birth or marriage certificates, sometimes have to be translated by a sworn translator (vereidigter Übersetzer) or officially certified. Which form is accepted depends on the document, the country and the office, so read the official information for your case or ask the office before you pay for a translation. Keep your originals safe, bring copies, and save every confirmation email in one folder. If you cannot come to an appointment, cancel it – then someone else can use the slot.
Related: German bureaucracy flowchart · German letter explainer · Letter and email writing trainer
