Start, write and end formal and informal emails in German with the right phrases.
In Germany a lot of communication happens by email: with your employer and colleagues, the landlord or Hausverwaltung, the Kita, the university and many authorities. A clear, polite email with the right opening and closing makes a good impression, and Germans notice immediately if the tone is too casual or too stiff.
These phrases cover the most common parts of an email: the greeting, the reason for writing, referring to attachments and earlier messages, asking for information, apologising or cancelling, and the closing. They are also exactly what you need for the writing part of the B1 exam, where you write a semi-formal or formal email. Learn the fixed phrases by heart and only fill in the details.
Learn every noun together with its article and plural. Use the flashcards to test yourself: the German word on the front, the meaning on the back.
| Word | Plural | English | Example |
|---|---|---|---|
| Sehr geehrte Frau Müller, | – | Dear Ms Müller, (formal) | Sehr geehrte Frau Müller, vielen Dank für Ihre schnelle Antwort. |
| Sehr geehrte Damen und Herren, | – | Dear Sir or Madam, | Sehr geehrte Damen und Herren, ich möchte mich über Ihr Angebot informieren. |
| Hallo Herr Weber, | – | Hello Mr Weber, (semi-formal) | Hallo Herr Weber, hier sind die Unterlagen für morgen. |
| Liebe Anna, | – | Dear Anna, (informal) | Liebe Anna, danke für deine Nachricht! |
| vielen Dank für Ihre E-Mail. | – | thank you for your email. | Sehr geehrter Herr Klein, vielen Dank für Ihre E-Mail. |
| Ich schreibe Ihnen, weil … | – | I am writing to you because … | Ich schreibe Ihnen, weil meine Heizung nicht funktioniert. |
| Mit Bezug auf … | – | With reference to … | Mit Bezug auf Ihr Schreiben vom 3. März möchte ich Folgendes mitteilen. |
| Wie besprochen … | – | As discussed … | Wie besprochen schicke ich Ihnen den Vertrag. |
| Anbei sende ich Ihnen … | – | Please find enclosed … | Anbei sende ich Ihnen meinen Lebenslauf. |
| Im Anhang finden Sie … | – | Attached you will find … | Im Anhang finden Sie die Rechnung. |
| Könnten Sie mir bitte mitteilen, …? | – | Could you please let me know …? | Könnten Sie mir bitte mitteilen, wann der Kurs beginnt? |
| Ich würde mich freuen, wenn … | – | I would be glad if … | Ich würde mich freuen, wenn Sie mich zurückrufen. |
| Leider muss ich den Termin absagen. | – | Unfortunately I have to cancel the appointment. | Leider muss ich den Termin absagen, weil mein Kind krank ist. |
| Ich bitte um Ihr Verständnis. | – | Thank you for your understanding. | Die Lieferung kommt eine Woche später. Ich bitte um Ihr Verständnis. |
| Für Rückfragen stehe ich gern zur Verfügung. | – | I'm happy to answer any questions. | Für Rückfragen stehe ich Ihnen gern zur Verfügung. |
| Vielen Dank im Voraus. | – | Thanks in advance. | Vielen Dank im Voraus für Ihre Hilfe. |
| Ich freue mich auf Ihre Antwort. | – | I look forward to your reply. | Ich freue mich auf Ihre Antwort und verbleibe mit freundlichen Grüßen. |
| Mit freundlichen Grüßen | – | Kind regards (formal) | Formelle E-Mails beende ich immer mit „Mit freundlichen Grüßen“. |
| Viele Grüße | – | Best wishes | Viele Grüße aus Stuttgart! |
| Liebe Grüße | – | Love / warm wishes (informal) | Liebe Grüße und bis bald! |
| der Betreff | die Betreffe | subject line | Der Betreff sollte kurz und klar sein. |
| die Anrede | die Anreden | salutation | Die Anrede ist in Deutschland sehr wichtig. |
| der Anhang | die Anhänge | attachment | Der Anhang ist leider zu groß. |
| die Grußformel | die Grußformeln | closing formula | Die Grußformel steht ohne Komma am Ende. |
| der Empfänger | die Empfänger | recipient | Der Empfänger hat die E-Mail nicht bekommen. |
| die Abwesenheitsnotiz | die Abwesenheitsnotizen | out-of-office message | Bitte richte vor dem Urlaub eine Abwesenheitsnotiz ein. |
After the salutation comes a comma, and the first line continues with a small letter (unless it starts with a noun or Sie): Sehr geehrte Frau Müller, vielen Dank für …. The closing Mit freundlichen Grüßen has no comma after it.
Choose the right level. Formal: Sehr geehrte/r … + Mit freundlichen Grüßen. Semi-formal, common at work: Hallo Frau … or Liebe Frau … + Viele Grüße or Beste Grüße. Informal: Liebe Anna / Lieber Tom + Liebe Grüße or LG.
Watch the endings: Sehr geehrte Frau … but Sehr geehrter Herr …; Liebe Anna but Lieber Tom. In formal emails, Sie, Ihnen, Ihr are always capitalised.
1. What does „der Betreff“ mean?
2. What does „Sehr geehrte Frau Müller,“ mean?
3. What does „Ich bitte um Ihr Verständnis.“ mean?
4. What does „Liebe Grüße“ mean?
5. What does „Hallo Herr Weber,“ mean?
6. What does „Vielen Dank im Voraus.“ mean?
7. Which article does „Anhang“ (attachment) take?
8. Which article does „Anrede“ (salutation) take?
9. Which article does „Abwesenheitsnotiz“ (out-of-office message) take?
10. Which article does „Grußformel“ (closing formula) take?
More vocabulary: Business correspondence, Polite phrases, Exam phrases, Common abbreviations.
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Original practice questions written by the Desi European Tales editorial team; they are not the official exam questions. Checked 1 November 2026.
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