Meetings in German workplaces tend to be structured: an agenda, clear roles and minutes. Learn to open, moderate and close a meeting, and use indem, sodass and so … dass to explain how things are done and what follows from them.
| German | Meaning |
|---|---|
| die Besprechung, -en | meeting |
| die Tagesordnung, -en | agenda |
| der Tagesordnungspunkt, -e (TOP) | agenda item |
| das Protokoll, -e | minutes |
| das Protokoll führen | to take the minutes |
| das Ergebnisprotokoll, -e | minutes of results |
| moderieren | to chair, to moderate |
| der Beschluss, Beschlüsse | decision, resolution |
| einen Beschluss fassen | to make a decision |
| Verschiedenes | any other business |
| jemandem das Wort erteilen | to give someone the floor |
| der Einwand, Einwände | objection |
| die Verzögerung, -en | delay |
| aufholen | to make up for, to catch up |
| die Einschätzung, -en | assessment |
| etwas festhalten | to record, to note down |
| der Stand (no pl.) | status, current state |
| die Schnittstelle, -n | interface |
| die Kapazität, -en | capacity |
| etwas vorziehen | to bring something forward |
| etwas vertagen | to postpone (to a later meeting) |
| der Zeitrahmen, - | time frame |
| vom Thema abschweifen | to digress |
| die Ergänzung, -en | addition |
| einverstanden sein | to agree |
| Wenn wir schon dabei sind, … | While we're at it, … |
The conjunction indem answers the questions Wie? or Wodurch?: it describes the method or means by which something happens. English usually translates it with 'by + -ing'. It introduces a subordinate clause, so the verb goes to the end: Wir sparen Zeit, indem wir die Tests automatisieren. (We save time by automating the tests.) Indem wir früher testen, finden wir Fehler schneller. The subject of both clauses is normally the same. An alternative, especially in written texts, is dadurch, dass: Wir sparen dadurch Zeit, dass wir die Tests automatisieren. Here dadurch stands in the main clause and the dass-clause follows. In answers to a question, the indem-clause can stand alone: Wie wollen Sie die Verzögerung aufholen? – Indem wir zusätzliche Tester einplanen. Do not confuse indem with in dem (in which): der Raum, in dem die Besprechung stattfindet.
Both structures express a consequence. sodass (also written so dass) comes after the main clause and introduces the result: Das QA-Team hat diesen Monat weniger Projekte, sodass dort Kapazitäten frei sind. In so … dass, so stands in the main clause before an adjective or adverb and stresses its degree: Die Schnittstelle war so kompliziert, dass wir sie zweimal überarbeiten mussten. With nouns you can use so viel(e) … dass or solch- … dass: Es gab so viele Rückfragen, dass wir die Besprechung verlängert haben.
| Meaning | Connector | Example |
|---|---|---|
| reason | weil | Wir sind im Verzug, weil die Schnittstelle kompliziert war. |
| means / method | indem | Wir holen auf, indem wir parallel testen. |
| result | sodass | Die Tests laufen früher, sodass wir Zeit sparen. |
| intensified result | so … dass | Die Aufgabe war so groß, dass wir Hilfe brauchten. |
| purpose | damit | Wir vertagen das Thema, damit wir im Zeitrahmen bleiben. |
Whoever chairs a meeting guides the participants through the agenda, gives people the floor, keeps the discussion on track and makes sure decisions are recorded. These phrases help you sound clear and polite at the same time. Note how often the Konjunktiv II and lassen Sie uns / lass uns are used to make instructions sound less direct.
| Step | Phrases |
|---|---|
| opening | Ich begrüße Sie alle herzlich. Ich würde gern pünktlich anfangen. Gibt es Ergänzungen zur Tagesordnung? |
| giving the floor | Frau Weber, Sie haben das Wort. Möchte jemand etwas dazu sagen? |
| keeping on track | Das gehört nicht zu diesem Punkt. Lassen Sie uns zum Thema zurückkommen. Ich schlage vor, das zu vertagen. |
| summarising | Ich halte fest: … Habe ich das richtig verstanden, dass …? Wer übernimmt das bis wann? |
| closing | Gibt es Einwände? Dann ist das beschlossen. Vielen Dank, das nächste Treffen ist am … |
Tap the words in the right order.
You chaired a project meeting. Write the minutes of results (Ergebnisprotokoll) as an email to all participants (150–200 words): list the participants and the agenda items, summarise the discussion of the main point, state the decisions and who is responsible for what by when, and give the date of the next meeting.
Betreff: Ergebnisprotokoll Projektbesprechung App-Entwicklung Liebe Kolleginnen und Kollegen, anbei die wichtigsten Ergebnisse unserer heutigen Besprechung. Teilnehmende: Lena Schulz, Tobias Wagner, Nadia Rahman (Protokoll), Vikram Malhotra (Moderation) Tagesordnung: 1. Stand der App-Entwicklung, 2. Verschiedenes Zu TOP 1: Das Projekt liegt etwa zwei Wochen hinter dem Zeitplan. Die Schnittstelle zum Zahlungssystem war so komplex, dass sie zweimal überarbeitet werden musste. Lena schlug vor, die Verzögerung aufzuholen, indem die automatisierten Tests früher eingesetzt werden. Das Team hält diesen Ansatz für realistisch, sofern das QA-Team uns unterstützt. Beschlüsse: - Die automatisierten Tests werden vorgezogen (verantwortlich: Lena, ab sofort). - Nadia klärt bis Mittwoch die Unterstützung durch das QA-Team. - Das Design der Startseite wird in einem separaten Termin besprochen (Einladung: Tobias). Zu TOP 2: Alle tragen ihre Urlaubswünsche für Dezember bis Ende des Monats in den Teamkalender ein. Die nächste Besprechung findet am kommenden Dienstag um 10 Uhr statt. Bitte gebt mir bis Freitag Bescheid, falls etwas fehlt oder nicht korrekt wiedergegeben ist. Viele Grüße Vikram
Meetings in German workplaces are usually planned in advance with a written Tagesordnung, start on time and are expected to end on time. The person chairing the meeting is responsible for keeping the discussion on track, and it is perfectly polite to say Das gehört nicht zu diesem Punkt or to move a topic to another meeting. Results are often recorded in an Ergebnisprotokoll, which lists decisions and responsibilities rather than everything that was said, and which is sent round afterwards so that everyone can check it.
Chairing a meeting in German for the first time can feel intimidating, especially if colleagues speak fast or use dialect. Prepare your opening and closing sentences, keep the agenda visible and do not be afraid to ask for clarification: Könnten Sie das bitte kurz zusammenfassen? is a normal request, not a sign of weak German. In many teams the role of chair rotates, so volunteering early is a good way to practise.
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