Once a year, many German employees sit down with their manager to look back and plan ahead. Learn the language of feedback and target agreements, and understand the nominal style that fills reports, references and official letters.
| German | Meaning |
|---|---|
| das Mitarbeitergespräch, -e | annual review, appraisal |
| die Zielvereinbarung, -en | target agreement |
| die Leistung, -en | performance, achievement |
| die Entwicklung, -en | development |
| das Feedback, -s | feedback |
| der Verbesserungsbedarf (no pl.) | need for improvement |
| sich einbringen | to contribute actively |
| sich etwas vornehmen | to plan, to resolve to do something |
| messbar | measurable |
| die Einführung, -en | introduction |
| die Umstellung, -en | changeover |
| die Bearbeitungszeit, -en | processing time |
| die Schulung, -en | training session |
| die Fortbildung, -en | professional development course |
| das Arbeitszeugnis, -se | job reference |
| das Zwischenzeugnis, -se | interim reference |
| der Anlass, Anlässe | occasion, reason |
| die Beurteilung, -en | assessment, evaluation |
| die Selbsteinschätzung, -en | self-assessment |
| das Quartal, -e | quarter (of a year) |
| Verantwortung übernehmen | to take on responsibility |
| Kritik annehmen | to accept criticism |
| berechtigt | justified, fair |
| konstruktiv | constructive |
| auf etwas zurückblicken | to look back on something |
| etwas ist jemandem zu verdanken | something is thanks to someone |
German can express the same idea with a verb (verbal style) or with a noun (nominal style). Spoken German prefers verbs: Wir haben das neue Ticketsystem eingeführt. Reports, references, target agreements and official letters prefer nouns: die Einführung des neuen Ticketsystems. Nominal style is compact and sounds objective, which is why it is typical at B2 and above, but too many nouns make a text heavy. Many nouns are formed with -ung, others are irregular or simply the infinitive used as a neuter noun.
| Verb | Noun |
|---|---|
| einführen | die Einführung |
| erstellen | die Erstellung |
| bearbeiten | die Bearbeitung |
| teilnehmen | die Teilnahme |
| abschließen | der Abschluss |
| beginnen | der Beginn |
| planen | die Planung / das Planen |
The object of the verb becomes a genitive attribute: einen Plan erstellen → die Erstellung eines Plans. The subject usually becomes a genitive or a phrase with durch: Das Team bearbeitet die Anfragen → die Bearbeitung der Anfragen durch das Team. Verbs with a fixed preposition keep it: an einer Schulung teilnehmen → die Teilnahme an einer Schulung.
In nominal style, subordinate clauses are often replaced by a preposition + noun. This makes sentences shorter and is very common in references, reports and official letters.
| Verbal style | Nominal style |
|---|---|
| weil die Nachfrage gestiegen ist | wegen / aufgrund der gestiegenen Nachfrage (+ Gen.) |
| obwohl die Belastung hoch war | trotz der hohen Belastung (+ Gen.) |
| wenn Probleme auftreten | bei Problemen (+ Dat.) |
| nachdem das Projekt abgeschlossen war | nach Abschluss des Projekts (+ Dat.) |
| bevor der Vertrag beginnt | vor Vertragsbeginn (+ Dat.) |
| um die Qualität zu verbessern | zur Verbesserung der Qualität (+ Dat.) |
| während sie in der Firma arbeitete | während ihrer Tätigkeit in der Firma (+ Gen.) |
Going the other way, from nominal to verbal style, is just as useful. When you read a dense sentence in an official letter, turn the nouns back into verbs in your head, and it suddenly becomes much easier to understand. In your own emails, aim for a mix: a few nominal phrases sound professional, but a text made only of nouns is hard to read.
An Arbeitszeugnis is written almost entirely in nominal style and in a special code. References are expected to be benevolent, so employers rarely write anything openly negative; instead, the grade is hidden in the choice of words. The classic formula for overall performance works like a scale: stets zu unserer vollsten Zufriedenheit (very good), stets zu unserer vollen Zufriedenheit (good), zu unserer vollen Zufriedenheit (satisfactory), zu unserer Zufriedenheit (adequate). Small words matter: stets, jederzeit and außerordentlich are positive, while im Großen und Ganzen or bemühte sich are warning signs. Also check what is missing: a reference that says nothing about your behaviour towards colleagues and managers, or that ends without thanks and good wishes, may contain hidden criticism. Typical nominal phrases are Zu ihren Aufgaben gehörten die Planung und Durchführung von Schulungen and Wir bedauern ihr Ausscheiden sehr.
Tap the words in the right order.
Before your annual review, your team leader asks you for a short written self-assessment. Write an email in report style (150–200 words): describe your most important achievement this year, name one area where you want to improve, propose two measurable goals for next year, and ask for one training course. Use some nominal style.
Sehr geehrter Herr Engel, wie besprochen sende ich Ihnen vor unserem Mitarbeitergespräch meine Selbsteinschätzung. Mein wichtigster Beitrag im vergangenen Jahr war die Einführung des neuen Ticketsystems. Nach einer gründlichen Analyse der bisherigen Abläufe habe ich gemeinsam mit der IT die Umstellung geplant und das Team geschult. Seitdem werden Kundenanfragen deutlich schneller bearbeitet. Verbesserungsbedarf sehe ich bei meiner Beteiligung an Diskussionen. In Besprechungen äußere ich meine Ideen noch zu selten, besonders wenn schnell gesprochen wird. Daran möchte ich im nächsten Jahr gezielt arbeiten, zum Beispiel indem ich mich mit kurzen Notizen auf jede Besprechung vorbereite. Für das kommende Jahr schlage ich zwei Ziele vor: 1. Erstellung eines Einarbeitungsplans für neue Kolleginnen und Kollegen bis Ende des zweiten Quartals. 2. Durchführung einer monatlichen Auswertung der Kundenzufriedenheit ab Juli. Zur Erreichung des zweiten Ziels wäre die Teilnahme an einer Fortbildung im Bereich Datenanalyse sehr hilfreich. Ich würde mich freuen, wenn wir im Gespräch auch über eine mögliche Kostenübernahme sprechen könnten. Mit freundlichen Grüßen Sneha Pillai
The Mitarbeitergespräch (also called Jahresgespräch or Entwicklungsgespräch) is a fixed part of working life in many German companies. It usually covers a look back at the year, feedback in both directions, goals for the coming year and your professional development. Feedback tends to be direct and specific, and criticism is usually meant to be about the work, not about you as a person. You are expected to prepare, bring your own view and, where it fits, also give your manager feedback, politely but honestly.
When you leave a job, you can generally ask for a written reference, the Arbeitszeugnis, and future employers in Germany often want to see it. You can also ask for a Zwischenzeugnis (interim reference), for example when your manager or your role changes. Read every reference carefully and, if something seems unfair or unclear, ask politely for a correction. For disputes, get advice from a lawyer or, if you are a member, your trade union.
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