Letters from German authorities are precise but famously hard to read. Learn how their nominal style and genitive chains work, what the standard formulas really mean and how to rewrite them in plain German.
| German | Meaning |
|---|---|
| der Verwaltungsakt, -e | administrative act, official decision |
| der Bescheid, -e | official decision (letter) |
| der Antragsteller, - / die Antragstellerin, -nen | applicant |
| die Zuständigkeit, -en | responsibility, jurisdiction |
| für etwas zuständig sein | to be responsible for something |
| die Mitwirkungspflicht, -en | duty to cooperate |
| der Anspruch, Ansprüche | entitlement, claim |
| Anspruch auf etwas haben | to be entitled to something |
| die Vorlage (no pl.) | submission (of documents) |
| etwas vorlegen | to submit, to present |
| der Nachweis, -e | proof, evidence |
| die Bescheinigung, -en | certificate |
| die Frist, -en | deadline, time limit |
| eine Frist einhalten / versäumen | to meet / to miss a deadline |
| der Zugang (no pl.) | receipt (of a letter) |
| das Aktenzeichen, - | file reference number |
| die Behörde, -n | authority, public office |
| das Schreiben, - | (official) letter |
| gemäß (+ Dat.) | in accordance with |
| erforderlich | required |
| die Leistung, -en | benefit, payment |
| eine Leistung einstellen | to stop a payment |
| die Rechtsbehelfsbelehrung, -en | information on legal remedies |
| der Widerspruch, Widersprüche | (formal) objection |
| unverzüglich | without delay |
| die Fortdauer (no pl.) | continuation |
| die Nichtbeachtung (no pl.) | non-compliance |
| das Amtsdeutsch (no pl.) | official, bureaucratic German |
| einer Pflicht unterliegen | to be subject to an obligation |
Official German packs whole processes into nouns. Instead of wenn Sie die Frist nicht beachten, a letter says bei Nichtbeachtung der Frist. This makes texts shorter and legally precise, but much harder to read. The key to decoding them is to spot the preposition + noun combination and turn it into a conjunction + verb. Nouns ending in -ung, nominalised infinitives and Nicht- compounds are typical signals.
| Amtsdeutsch | Plain German |
|---|---|
| Zur Prüfung Ihres Anspruchs ist die Vorlage folgender Unterlagen erforderlich. | Damit wir Ihren Anspruch prüfen können, müssen Sie uns folgende Unterlagen schicken. |
| Bei Nichtbeachtung der Frist … | Wenn Sie die Frist nicht einhalten, … |
| Nach Eingang Ihrer Unterlagen … | Wenn Ihre Unterlagen bei uns angekommen sind, … |
| Vor Ablauf der Frist … | Bevor die Frist endet, … |
| Wegen Nichtvorlage der Bescheinigung … | Weil Sie die Bescheinigung nicht geschickt haben, … |
As a rule of thumb: zur/zum becomes um … zu or damit, bei becomes wenn, nach becomes nachdem, vor becomes bevor, wegen or aufgrund becomes weil and trotz becomes obwohl.
A genitive chain (Genitivkette) is a series of nouns, each in the genitive and each describing the noun before it: die Prüfung der Voraussetzungen des Anspruchs des Antragstellers. To decode it, start with the first noun (the head: die Prüfung) and then ask, step by step, of what? The review – of the conditions – of the entitlement – of the applicant. In plain German you can often dissolve the chain with a verb and a dass or ob clause: Wir prüfen, ob der Antragsteller die Voraussetzungen für den Anspruch erfüllt.
Official texts also love prepositions with the genitive, which are rare in speech:
Careful: gemäß (in accordance with) takes the dative: gemäß den gesetzlichen Bestimmungen, and often follows its noun: dem Gesetz gemäß.
Many sentences in official letters are fixed formulas. Their tone is neutral, but some of them have important legal consequences, so it pays to know them exactly. Pay special attention to sein + zu + infinitive, which expresses an obligation, and to passive sentences with kann, which announce what the authority is allowed to do.
At the end of a Bescheid you will usually find the Rechtsbehelfsbelehrung, which tells you how, where and by when you can object. Always read it, and always quote the Aktenzeichen when you reply.
Tap the words in the right order.
The following passage is an invented example of official German: „Zur abschließenden Bearbeitung Ihres Antrags auf Wohngeld ist die Vorlage der Verdienstbescheinigungen der letzten drei Monate erforderlich. Bei Nichtvorlage innerhalb der genannten Frist kann die Leistung mangels Mitwirkung versagt werden.“ A friend has received a letter containing this passage. Write an email in German (200–250 words) in which you explain in plain German what the authority wants, what the deadline means, what can happen if your friend does nothing and what he or she should do next.
Hallo Sameer, danke, dass du mir den Brief der Wohngeldstelle geschickt hast. Keine Sorge, er klingt komplizierter, als er ist. Ich versuche, ihn dir in normalem Deutsch zu erklären. Der erste Satz bedeutet: Die Behörde will deinen Antrag auf Wohngeld fertig bearbeiten. Dafür braucht sie deine Gehaltsabrechnungen der letzten drei Monate. „Verdienstbescheinigung“ ist nur ein anderes Wort dafür. Du musst sie also an die Wohngeldstelle schicken oder dort abgeben. Der zweite Satz ist der wichtigere. Im Brief steht eine Frist, also ein Datum, bis zu dem die Unterlagen bei der Behörde sein müssen. „Bei Nichtvorlage“ heißt: wenn du die Unterlagen nicht schickst. „Mangels Mitwirkung“ bedeutet, dass du deiner Pflicht nicht nachgekommen bist, bei der Klärung mitzuhelfen. In diesem Fall darf die Behörde das Wohngeld ablehnen, und zwar nicht, weil du keinen Anspruch hättest, sondern weil sie ihn nicht prüfen konnte. Mein Vorschlag: Such die drei Abrechnungen heraus, mach Kopien davon und schick sie so bald wie möglich los, am besten mit einem kurzen Begleitschreiben. Gib darin unbedingt das Aktenzeichen an, das oben rechts im Brief steht. Falls dir eine Abrechnung fehlt, ruf bei der Wohngeldstelle an oder schreib eine E-Mail und bitte um eine Verlängerung der Frist. Das ist meistens kein Problem, wenn man sich rechtzeitig meldet. Wenn du magst, schauen wir uns das Begleitschreiben am Wochenende zusammen an. Viele Grüße Lena
Complaints about Amtsdeutsch are as old as German bureaucracy itself, and many Germans find official letters just as hard to read as newcomers do. In recent years a number of authorities have started to rewrite their standard letters in more citizen-friendly language, and some offer information in Leichte Sprache (easy-to-read German) or in other languages. The legal wording, however, often stays, because every phrase must match the law it refers to.
If you receive a letter you do not understand, do not ignore it: deadlines usually run from the moment the letter reaches you. Free help is available, for example from the Migrationsberatung für erwachsene Zuwanderer, from social counselling services and from many community associations. A Widerspruch against a decision is generally possible within the period stated in the Rechtsbehelfsbelehrung, which is often one month.
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