New tools, video calls and hybrid teams have changed office life. Learn how to discuss a digital tool with colleagues and how to read and use compact participle phrases such as <i>das zu lösende Problem</i>.
| German | Meaning |
|---|---|
| die Digitalisierung | digitalisation |
| die Fernarbeit | remote work |
| das Homeoffice | working from home |
| mobiles Arbeiten | mobile working, working from anywhere |
| das Tool, -s | (software) tool |
| das Kollaborationstool, -s | collaboration tool |
| die Schnittstelle, -n | interface |
| die Benachrichtigung, -en | notification |
| der Kanal, Kanäle | channel |
| die Videokonferenz, -en | video conference |
| der Zugriff, -e (auf + Akk.) | access (to) |
| die Berechtigung, -en | authorisation, access right |
| vertraulich | confidential |
| die Umstellung, -en (auf + Akk.) | changeover, switch (to) |
| etwas einrichten | to set something up |
| die Datei, -en | file |
| eine Datei hochladen | to upload a file |
| ein Dokument bearbeiten | to edit a document |
| die Erreichbarkeit | availability, being reachable |
| der Einwand, Einwände | objection |
| Bedenken haben (wegen + Gen.) | to have concerns (about) |
| schrittweise | step by step |
| vertraut sein mit + Dat. | to be familiar with |
| der / die Datenschutzbeauftragte, -n | data protection officer |
| die Pilotgruppe, -n | pilot group |
| stumm schalten | to mute |
Both participles can stand before a noun and take normal adjective endings. The Partizip I (infinitive + -d) is active and describes something happening at the same time: die eingehenden Benachrichtigungen (the notifications that are coming in). The Partizip II of transitive verbs has a passive, completed meaning: die bearbeitete Version (the version that has been edited). With intransitive verbs that form the Perfekt with sein, the Partizip II is active and completed: der angekommene Zug (the train that has arrived).
In written German these participles are often extended: adverbs, objects or prepositional phrases stand between the article and the participle. die ständig eingehenden Benachrichtigungen, die zuletzt bearbeitete Version, neu angelegte Tickets, die von unserer Datenschutzbeauftragten geprüfte Software. To understand such a phrase, find the article, jump to the noun, then read the words in between as a relative clause. This style is typical of reports, manuals and official texts because it packs a lot of information into very few words.
The modal participle (Gerundivum) is formed with zu + Partizip I and stands before a noun: das zu lösende Problem, die einzuhaltende Reihenfolge. With separable verbs, zu goes between prefix and stem, as in the infinitive. Its meaning is passive + modal: something must, should or can be done. It is the attributive form of sein + zu + infinitive: Das Problem ist zu lösen. → das zu lösende Problem.
| Modal participle | Relative clause |
|---|---|
| das zu lösende Problem | das Problem, das gelöst werden muss |
| die einzuhaltende Reihenfolge | die Reihenfolge, die eingehalten werden muss |
| die einzureichenden Unterlagen | die Unterlagen, die eingereicht werden müssen |
| ein nicht zu unterschätzendes Risiko | ein Risiko, das nicht unterschätzt werden darf |
Which modal meaning applies (must, should, can) depends on the context. You will see this form mainly in formal writing, instructions and contracts.
At B2 level you should be able to turn long participle phrases into relative clauses and vice versa. This helps you to understand dense texts and to vary your own style. The rules are straightforward: the participle becomes the verb of the relative clause; Partizip I becomes an active verb in the present (or past); Partizip II of transitive verbs becomes a passive; the modal participle becomes a passive with a modal verb.
| Participle phrase | Relative clause |
|---|---|
| die ständig eingehenden Nachrichten | die Nachrichten, die ständig eingehen |
| die zuletzt bearbeitete Version | die Version, die zuletzt bearbeitet wurde |
| die im Homeoffice arbeitenden Kollegen | die Kollegen, die im Homeoffice arbeiten |
| die noch zu klärenden Fragen | die Fragen, die noch geklärt werden müssen |
In conversation, relative clauses usually sound more natural. In emails and reports, one well-chosen participle phrase can make a sentence more elegant, but avoid stacking several in one sentence.
Tap the words in the right order.
Your team has been using a new collaboration tool for a month. Write a short report for your manager (150–200 words). Describe what has changed, name the advantages, explain the problems that have come up, and make suggestions for improvement.
Betreff: Erfahrungsbericht nach einem Monat mit dem neuen Kollaborationstool Liebe Frau Becker, wie vereinbart fasse ich hier unsere Erfahrungen mit dem neuen Tool zusammen. Seit der Umstellung läuft die Kommunikation im Team fast ausschließlich über Projektkanäle. Die früher üblichen langen Mailketten gibt es kaum noch, und die zuletzt bearbeitete Version eines Dokuments ist jederzeit für alle sichtbar. Besonders die im Homeoffice arbeitenden Kolleginnen und Kollegen profitieren davon, weil sie nun genauso gut informiert sind wie alle anderen. Es gibt allerdings auch einige zu lösende Probleme. Erstens fühlen sich manche durch die ständig eingehenden Benachrichtigungen gestört. Zweitens funktioniert die Schnittstelle zum Ticketsystem noch nicht zuverlässig: Einige neu angelegte Tickets erscheinen nicht im richtigen Kanal. Drittens sind nicht alle mit den Zugriffsrechten vertraut. Ich schlage deshalb vor, eine kurze Schulung zu den Benachrichtigungseinstellungen anzubieten und die Schnittstelle von der IT-Abteilung erneut prüfen zu lassen. Außerdem wäre eine übersichtliche Anleitung zu den Berechtigungen hilfreich. Insgesamt ist das Team mit dem Tool zufrieden, und ich bin zuversichtlich, dass sich die genannten Probleme bald lösen lassen. Viele Grüße Ananya Rao
Working from home or on the move (Homeoffice, mobiles Arbeiten) has become common in many office jobs in Germany. How much remote work is possible depends on your contract, your employer's policy and, in some companies, an agreement with the works council (Betriebsvereinbarung). Ask about these rules when you start a new job instead of assuming they are the same as in your previous company.
Many German teams value clear rules about availability (Erreichbarkeit): it is often expected that you are reachable during core hours, but not necessarily in the evening or at the weekend. Data protection is taken seriously, so be careful about sharing customer data or using private apps for work. If you come from a fast-moving IT environment in India, you may find that new tools are introduced more slowly here, often after testing, documentation and consultation with several departments.
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