AI tools are changing many workplaces, and discussions about them call for precise, balanced language. Learn how to talk about data, testing and responsibility, and how to use the passive in every tense, including <i>hätte geprüft werden müssen</i>.
| German | Meaning |
|---|---|
| die künstliche Intelligenz (KI) | artificial intelligence (AI) |
| das KI-Tool, -s | AI tool |
| die Daten (Pl.) | data |
| der Datensatz, Datensätze | data set, record |
| die Forschung, -en | research |
| forschen | to do research |
| der Algorithmus, Algorithmen | algorithm |
| die Trainingsdaten (Pl.) | training data |
| das Modell, -e | model |
| die Auswertung, -en | analysis, evaluation |
| etwas auswerten | to analyse, to evaluate |
| etwas automatisieren | to automate something |
| der Datenschutz | data protection |
| Daten speichern | to store data |
| zuverlässig | reliable |
| fehleranfällig | error-prone |
| die Einführung, -en | introduction, roll-out |
| etwas einführen | to introduce something |
| der Arbeitsplatz, Arbeitsplätze | job; workplace |
| Stellen abbauen | to cut jobs |
| jemanden ersetzen | to replace someone |
| die Schulung, -en | training session |
| etwas kritisch bewerten | to assess something critically |
| etwas freigeben | to approve, to release |
| die Verantwortung übernehmen | to take responsibility |
| der Fortschritt, -e | progress |
The passive (Vorgangspassiv) puts the focus on the action, not on who does it. It is formed with werden + Partizip II. In the perfect tenses, the participle of werden is worden (not geworden), and the auxiliary is always sein.
| Tense | Form | Example |
|---|---|---|
| Präsens | wird + Partizip II | Das Tool wird getestet. |
| Präteritum | wurde + Partizip II | Das Tool wurde getestet. |
| Perfekt | ist + Partizip II + worden | Das Tool ist getestet worden. |
| Plusquamperfekt | war + Partizip II + worden | Das Tool war getestet worden. |
| Futur I | wird + Partizip II + werden | Das Tool wird getestet werden. |
| Futur II | wird + Partizip II + worden sein | Das Tool wird getestet worden sein. |
In practice, the Präsens, Präteritum and Perfekt are by far the most frequent. The Futur II passive appears mainly in plans and reports: Bis Ende des Monats werden alle Ergebnisse ausgewertet worden sein.
With a modal verb, the passive infinitive (Partizip II + werden) goes to the end: Die Daten müssen geprüft werden. Die Daten mussten geprüft werden. In the perfect, the auxiliary is haben, and the modal verb appears as an infinitive (the so-called Ersatzinfinitiv), giving a chain of three verbs at the end: Die Daten haben geprüft werden müssen. Very common, especially in criticism, is the Konjunktiv II of the past: Die Daten hätten gründlicher geprüft werden müssen. (They should have been checked more thoroughly, but they weren't.)
| Tense | Example |
|---|---|
| Präsens | Das Problem kann gelöst werden. |
| Präteritum | Das Problem konnte gelöst werden. |
| Perfekt | Das Problem hat gelöst werden können. |
| Konjunktiv II past | Das Problem hätte früher gelöst werden können. |
In a subordinate clause, haben/hätte does not go to the very end but before the three-verb chain: …, weil die Daten nicht hätten gespeichert werden dürfen.
If you want to mention who does the action, use von + dative for people and organisations: Jede Antwort wird von einer Kollegin freigegeben. Use durch + accusative for a means, process or cause: Die Anfragen werden durch ein KI-Tool vorsortiert.
Don't confuse the Vorgangspassiv with the Zustandspassiv (sein + Partizip II), which describes the result: Die Prüfung ist abgeschlossen. (It is finished.) compared with Die Prüfung ist gestern abgeschlossen worden. (The action took place yesterday.)
Formal texts also use alternatives with a passive meaning: man + active verb (Man prüft die Daten.), sein + zu + infinitive (Die Daten sind zu prüfen. = must be checked), sich lassen (Das lässt sich leicht automatisieren. = can be automated) and adjectives ending in -bar (Der Fehler ist vermeidbar. = can be avoided). Varying these structures makes a report or opinion text sound more natural.
Tap the words in the right order.
Your company is considering using AI tools for everyday tasks. Write an opinion piece (150–200 words) for the staff newsletter. Describe possible advantages, name the risks, explain under which conditions AI tools should be used, and draw a balanced conclusion.
KI im Arbeitsalltag: Chance mit klaren Regeln In vielen Unternehmen werden inzwischen KI-Tools eingesetzt, und auch bei uns wird darüber diskutiert. Ich möchte kurz darlegen, wie ich das Thema sehe. Die Vorteile liegen auf der Hand: Routineaufgaben können schneller erledigt werden, etwa das Sortieren von Anfragen oder das Zusammenfassen langer Texte. Dadurch bleibt mehr Zeit für Aufgaben, bei denen Erfahrung und Kreativität gefragt sind. Allerdings dürfen die Risiken nicht unterschätzt werden. KI-Systeme machen Fehler, die auf den ersten Blick nicht immer erkannt werden. Außerdem muss sichergestellt werden, dass vertrauliche Daten geschützt bleiben. Und schließlich machen sich manche Kolleginnen und Kollegen verständlicherweise Sorgen um ihre Arbeitsplätze. Meiner Meinung nach sollten KI-Tools deshalb nur unter bestimmten Bedingungen genutzt werden: Die Datenschutzfragen müssen vorher geklärt werden, alle Ergebnisse sollten von Menschen geprüft werden, und alle Beschäftigten sollten geschult werden. Wichtig ist auch, dass die Belegschaft frühzeitig einbezogen wird. Insgesamt sehe ich in KI eher eine Chance als eine Bedrohung, aber nur, wenn wir sie verantwortungsvoll einsetzen. Die Verantwortung für Entscheidungen kann uns keine Maschine abnehmen.
Discussions about AI in German workplaces often focus on three questions: what happens to personal data, who is responsible for decisions, and how jobs will change. Data protection rules (the EU's GDPR, in German DSGVO) apply when personal data is processed, and the EU has adopted an AI regulation that is being introduced in stages. In companies with a works council (Betriebsrat), employee representatives often have a say when new technical systems are introduced.
Views on AI differ widely, from great enthusiasm to serious concern, and both sides have arguments worth hearing. In meetings and texts, a balanced style is appreciated: name advantages and risks, support claims with examples or sources, and make clear what is a fact and what is your opinion. Many people from India work in IT and data roles in Germany, so this vocabulary can be directly useful at work.
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