German B2 Lesson 4: Reading Your Employment Contract

In this lesson you learn to:

understand typical clauses in a German employment contract
distinguish the Vorgangspassiv (wird geregelt) from the Zustandspassiv (ist geregelt)
recognise and use passive substitutes: sich lassen, -bar and sein + zu
ask HR precise questions about a contract in writing

Dialogue: Rohit goes through his contract with his friend Julia

RohitDanke, dass du dir Zeit nimmst, Julia. Der Vertrag ist zwölf Seiten lang, und ehrlich gesagt verstehe ich nicht jede Klausel.Thanks for taking the time, Julia. The contract is twelve pages long, and to be honest I don't understand every clause.

JuliaKein Problem, Arbeitsverträge sind oft schwer lesbar. Fangen wir vorne an: Wie ist die Probezeit geregelt?No problem, employment contracts are often hard to read. Let's start at the beginning: how is the probation period regulated?

RohitHier steht, dass eine Probezeit vereinbart ist. Was bedeutet das konkret?It says here that a probation period has been agreed. What does that mean in practice?

JuliaIn der Probezeit kann das Arbeitsverhältnis meist mit einer kürzeren Frist gekündigt werden, und zwar von beiden Seiten. Die genaue Frist ist in deinem Vertrag festgelegt.During probation the employment can usually be terminated with shorter notice, by both sides. The exact period is set out in your contract.

RohitAh, da steht sie, in Paragraf 3. Und hier: „Nebentätigkeiten sind dem Arbeitgeber anzuzeigen.“ Darf ich also keine Nachhilfe mehr geben?Ah, there it is, in section 3. And here: 'Secondary employment must be reported to the employer.' So am I not allowed to give tutoring any more?

JuliaDoch, wahrscheinlich schon. „Anzuzeigen“ heißt nur, dass du sie melden musst. Problematisch wird es meist erst, wenn die Nebentätigkeit den Interessen deines Arbeitgebers schadet, zum Beispiel bei der Konkurrenz.Yes, you probably can. 'Anzuzeigen' only means that you have to report it. It usually only becomes a problem if the side job harms your employer's interests, for example at a competitor.

RohitVerstehe. Und was ist mit diesem Wettbewerbsverbot? Das klingt ziemlich streng.I see. And what about this non-compete clause? It sounds quite strict.

JuliaWährend des Arbeitsverhältnisses darfst du ohnehin nicht für die Konkurrenz arbeiten. Ein Wettbewerbsverbot für die Zeit danach ist aber an strenge Bedingungen geknüpft. Das würde ich im Zweifel von einer Fachanwältin prüfen lassen.During your employment you aren't allowed to work for a competitor anyway. But a non-compete clause for the time afterwards is tied to strict conditions. If in doubt, I'd have a specialist lawyer check it.

RohitGut zu wissen. Hier steht noch: „Überstunden sind mit dem Gehalt abgegolten.“ Heißt das, sie werden gar nicht bezahlt?Good to know. It also says: 'Overtime is covered by the salary.' Does that mean it isn't paid at all?

JuliaSo pauschal ist das nicht zu sagen, solche Klauseln sind nicht immer wirksam. Frag am besten nach, wie viele Überstunden realistisch anfallen und ob es ein Arbeitszeitkonto gibt.You can't say that in such general terms; clauses like that aren't always valid. Best ask how much overtime realistically comes up and whether there is a working-time account.

RohitMache ich. Und was bedeutet: „Die Vergütung erfolgt nachträglich zum Monatsende“?I will. And what does 'Remuneration is paid retrospectively at the end of the month' mean?

JuliaDas heißt einfach, dass dein Gehalt am Ende des Monats überwiesen wird, für den du gearbeitet hast, also nicht im Voraus.It simply means that your salary is transferred at the end of the month you've worked for, so not in advance.

RohitLässt sich an dem Vertrag eigentlich noch etwas ändern, oder ist schon alles festgelegt?Can anything in the contract actually still be changed, or is everything already fixed?

JuliaFragen kostet nichts. Kleinere Punkte wie das Startdatum lassen sich oft noch anpassen. Die Standardklauseln werden aber selten geändert.It doesn't cost anything to ask. Smaller points like the start date can often still be adjusted. But the standard clauses are rarely changed.

RohitUnd hier steht: „Der Vertrag ist bis zum 15. unterschrieben zurückzusenden.“And it says here: 'The contract is to be returned signed by the 15th.'

JuliaDann hast du ja noch Zeit. Schreib deine Fragen auf und kläre sie vorher mit der Personalabteilung. Unterschreib nichts, was du nicht verstanden hast.Then you still have time. Write down your questions and clarify them with HR first. Don't sign anything you haven't understood.

Words and phrases

German	Meaning
der Arbeitsvertrag, -verträge	employment contract
die Vertragsklausel, -n	contract clause
die Probezeit, -en	probation period
die Nebentätigkeit, -en	secondary employment, side job
das Wettbewerbsverbot, -e	non-compete clause
das Arbeitsverhältnis, -se	employment relationship
die Kündigungsfrist, -en	notice period
kündigen	to give notice, to terminate
die Überstunde, -n	hour of overtime
mit dem Gehalt abgegolten sein	to be covered by the salary
das Arbeitszeitkonto, -konten	working-time account
der Urlaubsanspruch, -ansprüche	holiday entitlement
die Vergütung, -en	remuneration, pay
der Paragraf, -en	section, paragraph (§)
etwas festlegen	to set, to stipulate
etwas regeln	to regulate, to settle
wirksam / unwirksam	valid / invalid (legally)
die Konkurrenz (no pl.)	competition, competitors
etwas anzeigen (formal)	to report, to notify
der Fachanwalt, -anwälte / die Fachanwältin, -nen	specialist lawyer
an Bedingungen geknüpft sein	to be tied to conditions
befristet / unbefristet	fixed-term / permanent
die Verschwiegenheitspflicht, -en	duty of confidentiality
der Tarifvertrag, -verträge	collective agreement
im Zweifel	if in doubt
nachträglich	retrospectively, afterwards

Grammar

Vorgangspassiv and Zustandspassiv

German has two passives. The Vorgangspassiv (werden + Partizip II) describes a process: something is being done. The Zustandspassiv (sein + Partizip II) describes the state that results from that process. Contracts use both all the time: Die Arbeitszeit wird im Vertrag geregelt. focuses on the act of regulating, while Die Arbeitszeit ist im Vertrag geregelt. says that the regulation exists. English often uses 'is + past participle' for both, so pay attention to the auxiliary.

Vorgangspassiv (process)	Zustandspassiv (state)
Der Vertrag wird unterschrieben.	Der Vertrag ist unterschrieben.
Das Büro wird um 18 Uhr geschlossen.	Das Büro ist geschlossen.
Die Frist wurde festgelegt.	Die Frist war festgelegt.
Das Gehalt ist überwiesen worden. (Perfekt)	Das Gehalt ist überwiesen.

Only verbs whose action leads to a lasting result can form a Zustandspassiv: Das Formular ist ausgefüllt works, but you cannot say Der Kollege ist angerufen. Do not confuse the Zustandspassiv with the Perfekt passive, which needs worden.

Passive substitutes: sich lassen and -bar

Formal German often replaces a passive with a modal meaning ('can be done') by other structures. The first is sich lassen + infinitive: Das Startdatum lässt sich noch ändern. = Das Startdatum kann noch geändert werden. Diese Klausel lässt sich leicht erklären. The second is an adjective ending in -bar, formed from a verb that takes an accusative object: lesbar (readable), kündbar (can be terminated), vereinbar (compatible), verfügbar (available), nachvollziehbar (understandable), erreichbar (reachable). The negative usually takes un-: unlesbar, unvereinbar. So one idea can be expressed in three ways: Die Klausel kann kaum gelesen werden. → Die Klausel lässt sich kaum lesen. → Die Klausel ist kaum lesbar. These substitutes make texts shorter and more elegant, which is why you meet them in contracts, product descriptions and official letters.

sein + zu + infinitive: must or can be done

A construction you will see in almost every contract and official letter is sein + zu + infinitive. It has a passive meaning and expresses either necessity (muss … werden) or possibility (kann … werden); the context tells you which. Der Vertrag ist bis zum 15. zurückzusenden. = Der Vertrag muss bis zum 15. zurückgesendet werden. Nebentätigkeiten sind dem Arbeitgeber anzuzeigen. = Sie müssen angezeigt werden. Das ist nicht zu ändern. = Das kann nicht geändert werden. With separable verbs, zu goes between the prefix and the verb: zurückzusenden, anzuzeigen, einzureichen. The active counterpart is haben + zu + infinitive, which means 'must': Sie haben den Vertrag bis Freitag zurückzusenden. It sounds very formal and even strict, so use it carefully in your own emails; Bitte senden Sie … is friendlier.

Practice

Fill in the gaps

Die Probezeit in Paragraf 3 geregelt. (state passive)

Der Vertrag morgen von der Geschäftsführerin unterschrieben. (process passive)

Das Startdatum sich noch ändern. (lassen)

Der Vertrag ist bis Freitag . (zurücksenden, sein + zu)

Nebentätigkeiten sind dem Arbeitgeber . (anzeigen, sein + zu)

Diese Klausel ist kaum . (lesen, adjective with -bar)

Ein kann die Arbeit für die Konkurrenz einschränken. (non-compete clause)

In der gelten oft kürzere Kündigungsfristen. (probation period)

Match the German with the English

die Kündigungsfrist

die Nebentätigkeit

abgegolten

unbefristet

die Vergütung

im Zweifel

Put the words in order

Tap the words in the right order.

Writing task

You have received an employment contract and some clauses are unclear. Write a formal email (150–200 words) to the HR department: thank them for the contract, ask about two clauses (for example overtime and side jobs), ask whether the start date can be moved, and confirm when you will return the signed contract.

Show a model answer

Sehr geehrte Frau Albrecht, herzlichen Dank für die Zusendung des Arbeitsvertrags. Ich habe ihn sorgfältig gelesen und freue mich auf die Zusammenarbeit. Bevor ich unterschreibe, möchte ich jedoch noch einige Punkte klären. In Paragraf 5 heißt es, dass Überstunden mit dem Gehalt abgegolten sind. Könnten Sie mir erläutern, in welchem Umfang in meinem Team erfahrungsgemäß Überstunden anfallen und ob es ein Arbeitszeitkonto gibt? Außerdem gebe ich seit einigen Jahren am Wochenende Online-Nachhilfe in Mathematik. Laut Paragraf 9 sind Nebentätigkeiten dem Arbeitgeber anzuzeigen. Ich möchte diese Tätigkeit hiermit melden und frage mich, ob dafür ein Formular auszufüllen ist. Schließlich wäre es für mich sehr hilfreich, wenn sich der Arbeitsbeginn um zwei Wochen verschieben ließe, da ich meine jetzige Wohnung erst zum Monatsende übergeben kann. Ist das grundsätzlich möglich? Sobald diese Fragen geklärt sind, sende ich Ihnen den unterschriebenen Vertrag umgehend zurück, auf jeden Fall vor Ablauf der genannten Frist. Mit freundlichen Grüßen Rohit Saxena

Good to know

In Germany the written employment contract is central, and employers expect you to read it carefully before signing. Typical sections cover the start date and place of work, working hours, pay, holidays, probation, notice periods, confidentiality and side jobs. Many conditions are also shaped by law and, in some companies, by collective agreements (Tarifverträge) or works agreements (Betriebsvereinbarungen), which the contract may refer to.

Asking questions about a contract is completely normal and will not make you look difficult. If a clause seems unusual, for example a strict non-compete clause or a very broad rule on overtime, get advice before you sign: a lawyer specialising in employment law, your trade union if you are a member, or a counselling service for international workers. Probation, notice periods and holiday entitlement depend on your own contract and on current law, so always check the exact wording of your document and official sources rather than relying on what colleagues have in their contracts.

Can you do this now?

I can understand the typical clauses of a German employment contract. I can distinguish between the process passive and the state passive. I can understand and use sich lassen, -bar adjectives and sein + zu. I can ask HR precise questions about my contract in a formal email.

Lesson 4: Der Arbeitsvertrag: clauses, conditions and the passive