Business negotiations between India and Germany often happen on video calls. Follow Aarav and Ms Richter as they negotiate a delivery contract for organic spices, and learn to make proposals, counter-proposals and compromises diplomatically with the Konjunktiv II.
| German | Meaning |
|---|---|
| das Angebot, -e | offer, quotation |
| der Gegenvorschlag, -vorschläge | counter-proposal |
| der Kompromiss, -e | compromise |
| einen Kompromiss finden / eingehen | to find / agree to a compromise |
| die Konditionen (Pl.) | terms, conditions |
| verhandeln (über + Akk.) | to negotiate (about) |
| die Verhandlung, -en | negotiation |
| der Rabatt, -e | discount |
| die Menge, -n | quantity |
| die Lieferung, -en | delivery |
| die Lieferzeit, -en | delivery time |
| die Zahlungsbedingungen (Pl.) | payment terms |
| das Zahlungsziel, -e | payment term (time allowed to pay) |
| die Laufzeit, -en | term, duration (of a contract) |
| die Vertragsstrafe, -n | contractual penalty |
| die Verzögerung, -en | delay |
| sich verpflichten (zu + Dat.) | to commit (to) |
| jemandem etwas einräumen | to grant someone something |
| vereinbaren | to agree |
| etwas abstimmen (mit + Dat.) | to coordinate something (with) |
| sich in der Mitte treffen | to meet halfway |
| das Budget, -s | budget |
| den Bildschirm teilen | to share the screen |
| stummschalten | to mute |
| die Verbindung, -en | connection |
| das Bild ist eingefroren | the picture has frozen |
In negotiations, the Konjunktiv II makes proposals sound open and polite instead of demanding. It signals: this is a possibility, not a fixed position. Most verbs use würde + infinitive, but the most frequent verbs have their own short forms, which you should use: wäre, hätte, könnte, müsste, dürfte, sollte, wollte, and in formal style also käme, gäbe, ginge. Compare the tone of these pairs:
| Direct | Diplomatic (Konjunktiv II) |
|---|---|
| Geben Sie uns acht Prozent Rabatt. | Wäre ein Rabatt von acht Prozent denkbar? |
| Wir wollen 60 Tage Zahlungsziel. | Könnten Sie uns ein Zahlungsziel von 60 Tagen einräumen? |
| Wir treffen uns in der Mitte. | Ich würde vorschlagen, dass wir uns in der Mitte treffen. |
| Ich habe noch eine Bitte. | Ich hätte noch eine Bitte. |
| Das geht nicht. | Das wäre für uns schwierig. |
| Ich muss das abstimmen. | Ich müsste das noch abstimmen. |
Note how a refusal in Konjunktiv II (Das wäre schwierig) keeps the door open for further talks.
Compromises are built on conditions: if you do X, we can do Y. In German, hypothetical conditions use the Konjunktiv II in both parts: Wenn Sie sich für zwei Jahre verpflichten würden, könnten wir Ihnen fünf Prozent anbieten. falls expresses that something might possibly happen: Falls es zu Verzögerungen käme, würden wir Sie sofort informieren. Here käme is the Konjunktiv II of kommen; kommen würde is also correct and more common in speech. You can also drop wenn and start with the verb: Würden Sie sich für zwei Jahre verpflichten, könnten wir … Other useful phrases: Angenommen, wir erhöhen die Menge – wäre dann ein höherer Rabatt möglich? Unter der Bedingung, dass …, wären wir einverstanden. Wir kämen Ihnen entgegen, wenn … Always summarise the result at the end (Ich fasse zusammen: …) so that both sides have the same understanding, and confirm it in writing.
To talk about something that did not happen in the past, or to express regret politely, use the past Konjunktiv II: hätte / wäre + Partizip II. Wir hätten gern früher bestellt, aber das Budget war noch nicht freigegeben. Mit einem längeren Zahlungsziel wären wir schneller einig gewesen. With modal verbs you get a double infinitive at the end: Das hätten wir anders lösen können. Ich hätte die Unterlagen vorher schicken sollen. These forms are useful for constructive feedback after a negotiation. Video calls also have their own language. Useful phrases: Können Sie mich hören? Sie sind noch stummgeschaltet. Ihr Bild ist eingefroren. Ich teile jetzt meinen Bildschirm. Können Sie meinen Bildschirm sehen? Die Verbindung ist leider instabil. Darf ich kurz unterbrechen? Könnten Sie das bitte wiederholen? Ich schreibe den Link in den Chat. Start calls punctually, test your technology in advance and keep an agenda ready.
Tap the words in the right order.
After the video call, write a formal email (150–200 words) as Claudia Richter to Aarav Desai. 1) Thank him for the meeting. 2) Summarise the agreed conditions. 3) Propose one change diplomatically, using Konjunktiv II. 4) Name the next steps.
Betreff: Zusammenfassung unseres Gesprächs vom 12. November Sehr geehrter Herr Desai, vielen Dank für das konstruktive Gespräch. Wie besprochen fasse ich die vereinbarten Konditionen kurz zusammen: – Laufzeit des Liefervertrags: zwei Jahre – Rabatt: fünf Prozent auf den Listenpreis – Verschiffung jeweils sechs Wochen vor dem vereinbarten Liefertermin – Zahlungsziel: 45 Tage nach Rechnungseingang Unsere Einkaufsleitung ist mit diesen Punkten grundsätzlich einverstanden. Sie hätte allerdings noch einen Wunsch: Wäre es möglich, die erste Lieferung als kleinere Testbestellung abzuwickeln? So könnten wir die Qualität in unseren Filialen prüfen, bevor wir die volle Menge abnehmen. Falls Ihnen das entgegenkäme, würden wir die erste Bestellung bereits im März aufgeben. Als nächsten Schritt würde ich vorschlagen, dass Sie uns einen Vertragsentwurf mit den genannten Konditionen schicken. Unsere Rechtsabteilung würde diesen dann prüfen. Den Vertrag könnten wir anschließend Ende des Monats in einem kurzen Videocall final besprechen. Ich freue mich auf die weitere Zusammenarbeit und auf Ihre Rückmeldung. Mit freundlichen Grüßen Claudia Richter Einkauf
Business negotiations in Germany are usually well prepared and fact-based. Expect detailed questions about quality, delivery reliability and certificates, and come with figures rather than general promises. Initial offers are often calculated quite realistically, so the room for haggling can be smaller than in some markets, but negotiating is still normal and expected. Agreements are confirmed in writing, and what has been agreed is taken very seriously.
For video calls, punctuality matters just as much as for meetings in person: join a minute or two early, test your camera and microphone and have an agenda. Many German business partners keep their camera on and stick closely to the scheduled time. Small talk at the beginning is usually short. When you work across time zones between India and Germany, state times with the time zone (10 Uhr MEZ) to avoid confusion, especially around the change between summer and winter time in Europe.
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